Une approche axée sur la valeur avec une transparence améliorée et une planification dynamique

Notre client, un fournisseur suisse de services informatiques, recevait de plus en plus de demandes de la part des parties prenantes qui souhaitaient connaître la rentabilité réelle des investissements réalisés dans le cadre d’un projet. Ces investissements étaient financés par le budget annuel et comprenaient un grand nombre d’initiatives informatiques ayant soit un périmètre fixe clair (comme les projets réglementaires), soit un périmètre variable. L’approche actuelle de l’entreprise posait des problèmes lorsqu’il s’agissait d’ajuster le financement et la feuille de route des solutions au cours de l’année pour tenir compte de l’évolution des besoins. 

Dans ce contexte, notre client a lancé diverses mesures d’optimisation pour améliorer le contrôle de son portefeuille de projets, initialement basé sur le modèle en cascade, afin de répondre aux exigences accrues de transparence de ses clients et d’améliorer ses rapports sur l’état d’avancement et la valeur intrinsèque de ses projets. La première étape a consisté à agir sur la méthode de livraison, en mettant en œuvre une approche de travail itérative liée aux principes agiles tels que décrits, par exemple, dans le Scaled Agile Framework® (SAFe®).  Ces mesures d’optimisation comprenaient notamment la transformation correspondante de la gestion globale du portefeuille de l’entreprise. 

Un aspect important à prendre en compte était le fait que les estimations des coûts et l’allocation des capacités étaient encore liées à la planification annuelle et à la budgétisation à long terme, ainsi qu’aux cycles d’approbation. Ces processus rendaient de plus en plus difficile l’estimation des finances et des ressources réelles nécessaires à la réalisation d’un projet. 

Le principal défi consistait donc à concilier la nouvelle approche agile avec un processus de planification et de prise de décision plus dynamique permettant de guider le portefeuille de manière transparente et de s’aligner sur les approches et les interdépendances existantes ainsi que sur les exigences des différentes initiatives couvrant un groupe de projets connexes du portefeuille.  

Pour aider notre client à réaliser ses ambitions en matière de portefeuille, nous avons commencé par acquérir une compréhension approfondie de la structure actuelle de l’organisation et de ses processus. Au départ, l’entreprise avait une vision fortement centrée sur les coûts et un portefeuille de projets orienté vers la planification.  Nous avons élaboré la vision future d’une entité dont les domaines sont orientés vers l’innovation et organisés autour de flux de valeur produisant les résultats tangibles et transparents escomptés.

L’idée était que la nouvelle gestion de portefeuille soit alignée sur les méthodes de travail agiles des équipes de développement, en suivant les principes SAFe® pour produire les résultats escomptés, à savoir des résultats durables et une plus grande transparence. Nous avons également adopté une approche hybride pour maintenir des centres de coûts purement opérationnels et permettre l’intégration de projets en cascade avec un périmètre fixe.

Sur la base du modèle de gestion de portefeuille de PwC, d’un résumé contextualisé des éléments fondamentaux de la gestion de portefeuille allégée (LPM – lean portfolio management) et de notre expérience dans le secteur, nous avons fourni des informations et des conseils fiables sur la mise en place du nouveau modèle LPM. Les bonnes pratiques qui en résultent couvrent les aspects de la gestion de portefeuille allégée du point de vue des personnes, des processus et des outils.

À partir de ces éléments, nous avons conseillé notre client sur le déploiement de la nouvelle LPM en fonction des circonstances spécifiques de l’entreprise, afin de garantir un fonctionnement efficace et intégré. La proposition de valeur de la nouvelle LPM était d’incorporer la vision, la structure et les objectifs stratégiques de l’entreprise pour le portefeuille, combinés avec les bons flux de travail, la priorisation des innovations présentant la plus grande valeur et le financement dynamique des investissements pour leur mise en œuvre. 

La feuille de route qui en résulte pour le portefeuille comprend un aperçu des composants obligatoires et facultatifs. La vision globale de la LPM implique l’allocation de ressources (humaines et financières) dans le temps afin de fournir un aperçu financier transparent du portefeuille et d’assurer des cycles de publication en temps voulu. Le pilotage financier est ancré dans une budgétisation dynamique et participative sur une base continue.

L’une des principales considérations était d’adapter la fonction LPM à la transformation agile globale, de combler les lacunes et de clarifier la compréhension mutuelle des terminologies. Nous avons ainsi élaboré une vision claire de ce qui était nécessaire en termes de rôles, de gouvernance, d’outils et de mesures pour mettre en œuvre une approche de gestion de portefeuille réussie mais réaliste, qui pourrait se développer dans le contexte de notre client et, plus important encore, qui pourrait être appliquée avec succès.

Pour garantir la qualité des étapes de mise en œuvre, nous avons évalué en permanence les éléments clés de la mise en œuvre de la LPM relatifs à la stratégie, organisés autour de la valeur et des flux d’investissements du portefeuille, conformément aux bonnes pratiques. Nous avons également évalué en permanence les progrès globaux et la maturité de la mise en œuvre de la LPM, en fournissant un retour d’information sur les prochaines étapes et en dirigeant avec succès la mise en œuvre. 

Comment la gestion allégée des portefeuilles peut donner une longueur d'avance dans des environnements de marché versatiles et exigeants ?

Notre client souhaitait étendre l’agilité de sa transformation organisationnelle en cours au niveau du portefeuille. Notre point de vue indépendant nous a permis de mettre en place une approche hybride de gestion de portefeuille allégée associant la stratégie de l’entreprise, la vision du portefeuille et l’exécution de méthodes de travail agiles, selon les principes SAFe® pour les équipes concernées, y compris les initiatives à périmètre fixe et variable. 

Au cours de ce processus, nous avons aidé l’entreprise à comprendre les éléments clés à prendre en compte en termes de structure, d’outils, de mesures et de rôles. Cela lui a permis de surmonter les défis liés à la planification financière et des ressources, en se basant sur les bonnes pratiques et sur notre expérience en matière de solutions de portefeuille pratiques et applicables dans tous les secteurs d’activité. 

Le retour d’information continu a permis au client d’acquérir une compréhension commune et de suivre une voie claire tout au long du processus de transformation. Cela nous a permis d’ajuster et d’optimiser les processus et les outils correspondants afin de rendre la gestion du portefeuille de l’entreprise plus transparente et de l’aligner sur les décisions d’investissement sur une base plus dynamique et axée sur la valeur.