Mise à jour RH – Changements 2020/2021

Taxes

Révision de l’imposition à la source 2021

La version révisée de l'ordonnance sur l’imposition à la source (OIS)¹ a été publiée le 11 avril 2018, la lettre circulaire no 45² a suivi le 12 juin 2019. Ces deux textes entreront en vigueur le 1^er janvier 2021 en même temps que la loi déjà adoptée en décembre 2016. Nous vous avons résumé ci-après les principaux changements :

• En tant qu'employeur, vous devez décompter les impôts source avec chaque canton concerné (à condition que les employés assujettis à l'impôt à la source résident dans le canton en question).
• Il existe de nouveaux barèmes et leur contenu a été uniformisé. En revanche, le barème D, par exemple, n'est plus applicable pour les employeurs.
• Les heures de travail à temps partiel doivent être additionnées pour déterminer le taux si l'employé a plusieurs activités lucratives ou un revenu de remplacement.
• Les extrapolations doivent être effectuées dans le modèle mensuel comme auparavant pour les entrées et sorties en cours de mois, mais en tenant compte des jours de façon uniforme.
• Il existe différentes dispositions pour l'imposition du 13è mois de salaire, tant dans le modèle mensuel que dans le modèle annuel. Peu importe que vous travailliez avec ou sans le système électronique de déclaration des salaires ELM 5.0 Standard.
• Les paiements effectués après avoir quitté la Suisse ou avant d’emménager en Suisse seront normalisés et leur calcul sera plus précis.
• Il existe des règles uniformes sur le traitement des jours de travail à l'étranger si l'employé y réside.
• Des critères modifiés s'appliquent à diverses procédures de la part des employeurs et des employés, telles que l'imposition ordinaire ultérieure ou la demande de correction.

Avec cette uniformisation fédérale, une grande variété d'ajustements dans le logiciel de salaires est nécessaire. Pour ce faire, en tant qu'employeur, vous devez obtenir des informations complémentaires auprès de vos employés. Afin que le premier cycle de payes de 2021 soit calculé correctement, il sera nécessaire d’avoir finalisé les travaux préparatoires.

Il est conseillé aux entreprises de définir un plan d'action dès que possible. Vous pouvez trouver les dernières nouvelles et informations pratiques sur notre blog fiduciaire, sur notre site web ou lors de l’un de nos séminaires (vous pouvez nous contacter pour plus de détails).

Guide pour l’établissement du certificat de salaire

Malheureusement, le guide actualisé pour l’établissement du certificat de salaire n’est pas encore disponible. Une adaptation du formulaire certificat de salaire (formulaire) est à prévoir pour 2021. Autrement, seules des adaptations mineures du guide sont prévues.

Indemnisation pour la réduction de l’horaire de travail

En raison de la procédure simplifiée, les indemnités de réduction de l’horaire de travail (RHT) ne peuvent pas être attribuées individuellement par employé. Par conséquent, les entreprises ne traitent pas toujours les indemnités dans leur comptabilité des salaires. Bien qu'il soit souhaitable que les indemnités de réduction de l’horaire de travail figurent au point 7 du certificat de salaire, cela n'est pas toujours possible sans une charge de travail supplémentaire. Comme solution pragmatique, nous recommandons que la note suivante soit ajoutée au point 15 « Remarques » - avec indication de la période concernée, si possible : « Le salarié a été touché par la réduction de l’horaire de travail en 2020 ». Si votre comptabilité des salaires fait état de la RHT, nous recommandons que l'indemnité soit indiquée au chiffre 7 (et au chiffre 1 en négatif afin de réduire le salaire).

COVID-19

Frontaliers travaillant à domicile et attestation de la durée des mesures

En principe, l'imposition des travailleurs frontaliers ne changera pas en raison du travail à domicile imposé par le COVID-19. La Suisse a signé des accords mutuels avec l'Allemagne, la France, le Liechtenstein et l'Italie. Toutefois, vous devez noter que ces accords excluent explicitement les jours de travail à domicile convenus expressément dans le contrat de travail.

Pour vous, en tant qu'employeur, d'autres devoirs doivent être respectés. En particulier, les accords avec le Liechtenstein et l'Allemagne exigent la confirmation de la période pendant laquelle les mesures de lutte contre la COVID-19 (notamment le travail à domicile) ont été prises. Dans cette attestation, vous devez déclarer les jours listés ci-dessous (liste non exhaustive). Nous vous conseillons de vous y préparer dès aujourd'hui.

• Jours de travail à domicile convenus par contrat de travail
• Jours de travail ou journées passées à la maison avec maintien du salaire en raison des mesures liées à la COVID-19
• Jours pendant lesquels les employés sont restés en Suisse à la suite des mesures liées à la COVID-19 (sans retourner dans leur pays d'origine)

Déductions des frais professionnels/jours de travail au service externe

Les réglementations relatives aux frais professionnels en lien avec la COVID-19 varient beaucoup d'un canton à l'autre. Dans le canton de Zurich, il est prévu que les salariés puissent faire valoir leurs frais professionnels dans leur déclaration d'impôts 2020 de la même manière qu'ils l'auraient fait sans la COVID-19. Ces frais ne seront pas non plus réduits. Une déduction des frais pour travail à domicile est exclue. Les jours de travail à domicile liés à la pandémie n'ont pas d'effet sur la certification des jours de travail à domicile pour les employés disposant d'une voiture de service dans le canton de Zurich ; en revanche, ils en ont dans d'autres cantons. Comme le certificat de salaire est un document valable dans tout le pays, nous recommandons, par souci de simplicité, que les jours de travail à domicile liés à la COVID-19 soient également pris en compte en tant que tels et que la part du service extérieur soit calculée et indiquée sur le certificat de salaire conformément à la notification « Changements dans l'émission des certificats de salaire à partir du 1er janvier 2016 : Déclaration de la part privée pour les employés disposant d’une voiture de service » émise par l'Administration fédérale des contributions AFC, à moins que vous appliquiez un taux forfaitaire.

¹ « Ordonnance du DFF sur l’imposition à la source dans le cadre de l’impôt fédéral direct »

² « Imposition à la source du revenu de l’activité lucrative des travailleurs »

Sécurité sociale

Révision partielle de la loi sur les allocations familiales

Le 19 septembre 2019, le Parlement a adopté la révision de la loi sur les allocations familiales (LAFam). Elle est entrée en vigueur le 1er août 2020. La révision porte sur trois points :

• Les allocations de formation pour les jeunes sont versées à partir de l'âge de 15 ans (auparavant 16 ans) à condition qu'ils suivent une formation post-obligatoire.
• Les mères au chômage qui perçoivent une allocation de maternité ont droit aux allocations familiales pendant cette période, à condition qu'elles n'aient pas droit à une indemnité journalière de l'assurance chômage.
• Une base juridique a été créée pour l'octroi d'une aide financière aux organisations familiales.

Congé de paternité

Le 27 septembre 2020, les électeurs suisses ont clairement approuvé la proposition d'un congé de paternité payé de deux semaines. Cela entraînera plusieurs adaptations dans diverses lois fédérales qui entreront en vigueur le 1er janvier 2021. Pour plus d'informations sur les conditions d'éligibilité, l'indemnisation et le financement, veuillez consulter notre blog thématique.

En tant qu'employeur, vous devez réfléchir à sa mise en place concrète. Les ajustements peuvent concerner les domaines suivants :

• Le nouveau pourcentage du salaire (déduction AVS/AI/APG de 5,30 % à partir du 1er janvier 2021) ainsi que la continuation du versement du salaire pendant le congé de paternité. Vous devez les saisir correctement dans votre comptabilité des salaires et dans vos systèmes y relatifs.
• Vérifiez vos règlements et vos contrats de travail si vous avez accordé jusqu'à présent un congé de paternité plus court ou aucun.
• Votre système de saisie du temps de travail nécessite une nouvelle catégorie d'absence rémunérée ou à adapter.

Assujettissement aux assurances sociales face aux mesures liées à la COVID-19

En principe, les mesures de lutte contre la COVID-19 ne modifient pas l’assujettissement aux assurances sociales. Toutefois, il n'y a pas non plus de délai européen pour l'application souple des règles d’assujettissement.

Si vous employez des travailleurs frontaliers originaires d'Allemagne, de France, d'Italie et d'Autriche, aucune action n’est actuellement nécessaire. En effet, l'accord est valable jusqu'au 30 juin 2021. Néanmoins, vous devez rester vigilant par rapport au groupe d’employés concerné et, éventuellement, vous occuper des changements des directives sur le travail à domicile si vous envisagez de le prolonger au-delà de la situation actuelle liée à la COVID-19. Nous serons heureux de vous aider dans cette démarche. En effet, en plus des questions de droit fiscal et de sécurité sociale, vous devrez prendre en compte les domaines juridiques tels que le droit du travail obligatoire dans le pays de résidence et autres. 

Soutien aux proches aidants

La nouvelle loi fédérale sur l'aide aux proches aidants entre en vigueur en deux étapes, le 1^er janvier 2021 et le 1^er juillet 2021.

La première étape régit les absences de courte durée lorsque vos employés s'occupent de proches malades ou accidentés. Selon le Code des obligations suisse (CO), un maximum de trois jours de congé payé par cas est prévu à cet effet - limité à dix jours par an au maximum. Si vous ne l'avez pas encore fait, vous devez créer une catégorie d'absence correspondante dans votre système de saisie du temps de travail.

La deuxième étape comprend 14 semaines de congé payé pour s'occuper d'enfants gravement malades ou victimes d'un accident. Ce congé peut être pris en une seule fois ou sur une base journalière sur une période de 18 mois. Ici aussi, vous devez vérifier votre système de saisie du temps de travail et vous assurer que cette absence est correctement traitée dans la comptabilité des salaires.

Vous trouverez de plus amples informations sur les bonifications pour tâches d’assistance de l'AVS, l'allocation pour impotent, le supplément pour soins intensifs et la correction des prestations complémentaires dans notre blog thématique. 

Modifications de l'ordonnance sur la prévoyance professionnelle

Dans le domaine de la prévoyance professionnelle, certaines ordonnances ont été adaptées dans des domaines spécifiques et sont entrées en vigueur le 1^er octobre 2020. Les principaux changements concernent :

• L'adaptation du taux d'intérêt technique. Celui-ci avait été fixé à un niveau trop élevé.
• La réduction ou le refus des prestations aux bénéficiaires qui provoquent délibérément le décès d'un assuré.
• L'ajustement du partage de la prévoyance en cas de divorce à l'âge de la retraite.
• Le droit à la déduction fiscale pour les cotisations versées à des formes reconnues de prévoyance.

Vous pouvez en savoir plus sur ces modifications dans nos blogs thématiques (partie I et partie II).

En outre, les nouveaux montants limites ont été publiés et doivent être pris en compte à partir du 1^er janvier 2021 :

• Rente AVS/AI minimale : 1'195 CHF
• Rente maximale (avec période de cotisation complète) : 2'390 CHF
• Cotisations minimales pour les indépendants/non-employés : 503 CHF
• AVS/AI volontaire : 958 CHF
• Seuil d’entrée (salaire annuel minimal) : 21'510 CHF
• Salaire coordonné minimal : 3'585 CHF
• Déduction de coordination (montant annuel) : 25'095 CHF
• Salaire annuel maximal assuré : 86'040 CHF

Heures de travail et périodes de repos

Le 18 septembre 2020, le Conseil fédéral a décidé de modifier l'ordonnance sur le code du travail (OLT 1). Celle-ci est entrée en vigueur le 1^er novembre 2020. Par exemple, le temps de travail à prendre en compte pour les trajets aller-retour en voyage d'affaires ou la définition de la semaine de travail sont à présent précisés. En outre, de nouvelles dispositions sont prévues concernant le travail le dimanche/les jours fériés et les examens médicaux obligatoires pour le travail de nuit. Vous pouvez en consulter les détails dans le blog thématique correspondant.

Nous vous recommandons de vérifier dans quelle mesure ces changements affecteront vos activités au quotidien et si vous devez adapter votre système de saisie du temps de travail, vos contrats de travail ou votre règlement interne.

Règlement de prévoyance

Le 29 janvier 2020, le Conseil fédéral a décidé de mettre en vigueur la réforme des prestations complémentaires (réforme PC) au 1^er janvier 2021. En outre, la nouvelle ordonnance sur les prestations transitoires pour les chômeurs âgés (OPtra) devrait entrer en vigueur le 1^er juillet 2021. Vous devriez donc envisager des adaptations du règlement de votre fonds de prévoyance.

D'autres dispositions qui entreront en vigueur l'année prochaine pourraient avoir un impact sur vos solutions en matière de gestion du personnel, comme l'adaptation de la loi sur les allocations familiales en ce qui concerne la compensation intégrale des charges. Nous suivons ces changements en détail et nous vous en tenons régulièrement informés sur notre blog fiduciaire.

En ce qui nous concerne

Externalisation des services de paie

Pour nos prestations d’externalisation des services de paie, nous pouvons attester du certificat ISAE 3402, Type II de la norme d'audit « International Standard for Assurance Engagements ». Il est actuellement valable pour l'année civile 2020 et est disponible en juillet de l'année suivante.

Avec ce certificat, nous vous donnons, en tant que responsable et décideur, l'assurance que nos services d'externalisation des salaires disposent d'un système de contrôle interne adéquat et supervisent tous les processus opérationnels d’importance. Le rapport de type II confirme que nous avons établi tous les contrôles nécessaires et que nous les avons appliqués sur une période de temps définie.

Le meilleur moyen pour vous de bénéficier de notre certificat ISAE est de l'envoyer à vos auditeurs. Cela peut aider lors de la planification et réduire les coûts de l'audit. En effet, les procédures d'audit peuvent être assouplies lors de l'externalisation de la comptabilité des salaires. Nous nous ferons un plaisir de vous envoyer le document à votre convenance et de répondre à vos questions.

Soutien sur place

Si vous avez besoin d'aide pour le traitement des salaires en cas d'absences de courte ou de longue durée telles que le congé maternité, maladie, accident ou tout autre changement, nous serons heureux de vous assister sur place. Selon le profil du poste, nous vous proposerons un membre de nos équipes spécialisées. Cette personne pourra s’occuper du traitement de la paie lors d’un « staffing » (ou « location de personnel ») ou de soutenir vos responsables de salaires sur place.

Logiciel salarial Abacus

Si vous utilisez Abacus Business Software pour la comptabilité des salaires, nous vous montrerons sur demande comment rendre le traitement de vos salaires plus efficace. Par exemple, avec des rubriques de salaires, des tableaux et des automatisations appropriées ou avec des interfaces avec le système environnant.

Nos experts se feront un plaisir de vous fournir une assistance personnelle sur tous les sujets mentionnés ci-dessus. Nous serons ravis de vous répondre.