Wenn Sie auch zu den Unternehmen gehören, welche noch gelbe Zollbelege in Papierform erhalten, dann sollten Sie jetzt unbedingt weiterlesen - und wenn Sie beim Import bereits auf die digitale Variante umgestellt haben, dann können wir vielleicht mit dem einen oder anderen Hinweis dienen.
Um was geht es?
Die Eidgenössische Zollverwaltung (EZV) bietet seit längerer Zeit die Möglichkeit, die Veranlagungsverfügungen Import – das sind die Zoll-/MWST-Quittungen bei der kommerziellen Einfuhr von Waren – in elektronischer Form zu beziehen, bislang einfach auf freiwilliger Basis. Die EZV verschickt immer noch regelmässig Berge von ausgedruckten Papierbelegen per Post und dies soll nun im nächsten Jahr definitiv ändern.
Die EZV hat im Mai in einer Information mitgeteilt, dass die elektronische Veranlagungsverfügung auch im Import (eVV Import) ab dem 1. März 2018obligatorisch sein wird. Die Unternehmen sind also angehalten, auf diesen Zeitpunkt die nötigen Vorkehrungen zu treffen, um die Belege dann selbst auf dem Server der EZV abholen und im Hause rechtskonform digital archivieren zu können. Das Ganze wird dann nämlich von einer Bringschuld der EZV zu einer Holschuld für die Unternehmen.
- Keine gelben Zollquittungen in Papierform mehr per Post
- Zolldaten sind künftig immer elektronisch abzuholen
- Möglichkeit zur effizienteren Kontrolle der Einfuhrverzollungen
- Pflicht zur rechtskonformen digitalen Archivierung der Zollbelege
Dies betrifft alle Firmen, die Waren einführen (lassen). Also auch solche, welche die Zollabwicklung nicht selbst vornehmen und auch solche, die nicht über ein eigenes Zollkonto (ZAZ-Konto) verfügen. Falls Sie heute bereits die Ausfuhren selbst deklarieren (über e-dec Export) und über eine entsprechende Software verfügen, dann besteht allenfalls die Möglichkeit, dieses IT-Mittel auf die Abholung der elektronischen Importbelege zu erweitern. Sprechen Sie diesbezüglich mit Ihrem Anbieter. Auch SAP GTS bietet übrigens eine solche vereinfachte Lösung, wir informieren Sie gerne darüber. Es geht aber um mehr, als nur die rein technische Umstellung von Papierbelegen auf digitale Dokumente. Das Inkrafttreten des Obligatoriums sollte zum Anlass genommen werden, die ganzen mit der Einfuhr von Waren zusammen hängenden Prozesse einmal zu durchleuchten und zu optimieren.
Letztlich geht es darum, mögliche Einsparungen zu erkennen und auch eine höhere Compliance im Zoll- und MWST-Bereich zu erreichen. Wir stellen immer wieder fest, dass in den Unternehmen die Einfuhrseite etwas vernachlässigt wird und auch die vollständige Prüfspur nicht sichergestellt ist oder im Falle einer Zoll- oder MWST-Prüfung häufig nur mit grossem manuellem Aufwand und Zeitverlust aufwändig rekonstruiert werden kann. Prüfspur bei der Einfuhr von Waren heisst, dass die Rückverfolgung und Überprüfbarkeit der Geschäftsvorgänge zeitnah gewährleistet werden muss, sowohl vom Einzelbeleg über die Buchhaltung bis hin zur MWST-Abrechnung oder Zollprügung als auch in umgekehrter Richtung. Sie müssen also in der Lage sein, die folgenden Vorgänge zu verknüpfen und nachzuweisen (in beide Richtungen): Bestellung – Lieferantenrechnung – Wareneingang – Einfuhrzollbeleg (neu eben eVV Import) – Zahlung (gegenüber Lieferant/Spediteur/EZV) – Verbuchung – Archivierung Oftmals weiss aber der Einkauf nicht, wie (und ob) die Ware verzollt wurde und die Buchhaltung erhält Zollbelege, die inhaltlich nicht geprüft werden (kommt ja vom Zoll, wird wohl schon stimmen…) und auch keiner Bestellung zugeordnet werden können, weil die nötigen Angaben in der Zollanmeldung fehlen (müsste der Spediteur erfassen).
Nutzen Sie also die zwingende Umstellung bis zum nächsten Frühjahr, um derartige Herausforderungen in den firmeninternen, abteilungsübergreifenden Zollprozessen anzugehen und auch die Verantwortlichkeiten klar zu regeln. Wir unterstützen Sie gerne dabei.
