GenAI für Prozessmodellierungsexzellenz: PwC und SAP im Einsatz

In der heutigen dynamischen Geschäftswelt müssen sich Organisationen schnell anpassen, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Traditionelle Prozessmodellierung ist oft langsam und ressourcenintensiv. Um dem entgegenzuwirken, haben PwC Schweiz und SAP die Business Process Modelling AI (BPMN AI) entwickelt. Dieses KI-gestützte Tool nutzt generative KI mit SAP Signavio und SAP BTP, um die Prozessmodellierung zu optimieren. Es ermöglicht Kunden, ihre Prozesse effizient zu erfassen, zu strukturieren und zu visualisieren, sodass echte Optimierung möglich ist.

Die Herausforderung

Die Modellierung von Geschäftsprozessen ist für die Förderung operativer Exzellenz und kontinuierlicher Verbesserungen von entscheidender Bedeutung. Traditionelle Ansätze sind jedoch oft zeitaufwändig, müssen manuell durchgeführt werden und sind iterativ – sie erfordern umfangreiche Interviews mit Stakeholdern, lange Dokumentationszyklen und wiederholte Validierungsschritte. Dies verzögert nicht nur den Wandel, sondern belastet auch die ohnehin begrenzten Ressourcen. Vor diesem Hintergrund steigt die Nachfrage nach schnelleren, intelligenteren und weniger aufwändigen Methoden zur Erfassung und Verbesserung von Geschäftsprozessen. Zwei Kund:innenfälle veranschaulichen diesen Bedarf in der Praxis: 

Ein grosses Schweizer Versicherungsunternehmen wollte die Prozessdokumentation beschleunigen und gleichzeitig den Aufwand für die Fachexpert:innen reduzieren. Das Ziel bestand darin, L3- und L4-Prozesse effizient durchgängig zu modellieren und gleichzeitig den Zeitaufwand für Interviews und Überprüfungen zu minimieren. Zusätzlich zur Erfassung der Kernprozessabläufe wollte der Kunde die Modelle durch Basisinformationen, Systeme, Risiken und Kontrollen ergänzen – ohne die Komplexität zu erhöhen oder die Zeitpläne zu verlängern.

Unterdessen musste ein Schweizer Universitätsspital komplexe klinische und administrative Verfahren dokumentieren, ohne das Personal an vorderster Front zu stören. Mit Schwerpunkt auf der Notaufnahme wünschte sich der Kunde einen schnellen, innovativen Ansatz zur Modellierung von Geschäftsprozessen sowohl in der klinischen Behandlung als auch in der Patient:innenverwaltung – idealerweise in einem einzigen Workshop pro Prozess, da medizinisches Personal nur begrenzt verfügbar war.

Die Lösung 

Die GenAI-gestützte Prozessmodellierung (BPMN AI) von PwC Schweiz bewältigt die Herausforderungen der traditionellen Prozessmodellierung, indem sie den manuellen Aufwand erheblich reduziert und die Erstellung strukturierter, hochwertiger Prozessdokumentationen beschleunigt. Durch die Automatisierung wichtiger Schritte im Modellierungslebenszyklus können die Kund:innen ihren Fokus von der Dokumentation auf die Prozessoptimierung und Wertschöpfung verlagern.

BPMN AI lässt sich nahtlos in das SAP-Ökosystem integrieren und nutzt Tools wie Signavio, LeanIX, BTP, WalkMe und Cloud ALM, um die Methodik von PwC für ein effizientes Geschäftsprozessmanagement zu verbessern. Dadurch wird ein skalierbares, konsistentes und schnelles Prozessdesign in verschiedenen Branchen unterstützt. Das Tool wandelt Sprach- und Texteingaben – aus Interviews, Dokumenten oder Transkripten – in Echtzeit in strukturierte BPMN 2.0-Prozessmodelle um. Das Ergebnis sind klare Prozessbeschreibungen und visuelle Diagramme, die oft noch während derselben Sitzung validiert werden können.

Zu den wichtigsten Funktionen gehören:

• Sprache-zu-Text- und Text-zu-Erkenntnis-Konvertierung in mehreren Sprachen
• Automatisierte BPMN 2.0-konforme Prozessmodellierung
• Echtzeit-Feedback und Validierung während der Workshops
• Enge Integration mit den Geschäftsprozesstools von SAP
• Minimaler Bedarf für wiederholte Einbeziehung von Interessengruppen 

Zur Veranschaulichung, wie dies in der Praxis funktioniert, ist nachfolgend ein Beispiel für unsere Zusammenarbeit mit den beiden Kunden aufgeführt:

Für das Versicherungsunternehmen haben wir strukturierte Interviews durchgeführt, um durchgängige Prozessschritte abzubilden, RACI-Verantwortlichkeiten zu definieren, VZÄ zu bewerten sowie Risiken und Kontrollen zu identifizieren. Mit BPMN AI haben wir die Inhalte der Interviews direkt nach jeder Sitzung in Prozessmodelle umgewandelt. So konnten die Fachleute die Ergebnisse sofort überprüfen, Unklarheiten klären und den Bedarf an weiteren Sitzungen reduzieren.

Im Universitätsspital haben wir zwei parallele Workshops mit Klinik- und Verwaltungspersonal durchgeführt. Die Prozessdiskussionen wurden in Echtzeit aufgezeichnet und transkribiert. Diese Transkripte dienten uns als direkte Eingabe für unsere KI-gestützte Modellierungspipeline, die während der Sitzungen die ersten Entwürfe der Prozessmodelle erstellte. Die Modelle wurden sofort überprüft und überarbeitet, sodass sie noch in denselben Workshops fertiggestellt werden konnten.

Dieser Ansatz beschleunigte nicht nur die Bereitstellung, sondern verbesserte auch die Zusammenarbeit und sorgte für qualitativ hochwertige Ergebnisse bei deutlich geringerem Aufwand.

Die Ergebnisse

Für beide Kunden konnte die Prozessdiskussion, -modellierung und -genehmigung dank BPMN AI in einer einzigen Sitzung stattfinden. Dies führte zu einer deutlichen Effizienzsteigerung, unterstützte einen agileren und kollaborativeren Ansatz und beschleunigte den Wandel, ohne Kompromisse bei Qualität oder Compliance einzugehen.

Das Versicherungsunternehmen erhielt fünf vollständig modellierte und genehmigte Kerngeschäftsprozesse in Rekordzeit. BPMN AI verarbeitete die Eingaben in Echtzeit, und in den meisten Fällen war nur eine Besprechung pro Prozess erforderlich – wodurch sich der Zeitaufwand für die Beteiligung von KMU halbierte und unmittelbare Rückmeldungen möglich waren.

Das Universitätsspital verfügte nach nur fünf Tagen über vollständig dokumentierte und integrationsbereite Prozesse für die Notfallversorgung und administrative Abläufe. Jeder Prozess wurde in einem 90-minütigen Workshop modelliert und überprüft. Die so entstandene Dokumentation – Zusammenfassungen, Prozessbeschreibungen und visuelle Modelle – wurde direkt zur Integration in die Prozessmanagementumgebung des Spitals bereitgestellt, sodass sich das Personal auf die Patientenversorgung konzentrieren konnte. 

Zudem berichteten die Kund:innen, dass der neue Ansatz ihnen dabei hilft, ihre Arbeitsbelastung effektiver zu bewältigen und reibungsloser mit Kolleg:innen zusammenzuarbeiten. Sie hoben hervor, dass eine Verlagerung hin zu erfüllenderen Aufgaben stattgefunden hatte, neue Arbeitsweisen eingeführt wurden, die Produktivität gestiegen war und sich der Kundendienst spürbar verbessert hatte.

Mit BPMN AI unterstützt PwC Schweiz Unternehmen dabei, die Prozessmodellierung von einer zeitaufwändigen Massnahme in einen strategischen Faktor zu verwandeln. Durch die Kombination von menschlichen Erkenntnissen und fortschrittlicher Technologie sorgen wir für schnellere Entscheidungsfindung, effizientere Abläufe und eine stärkere Grundlage für kontinuierliche Verbesserungen. Dieser Ansatz beschleunigt nicht nur den Wandel, sondern befähigt Teams auch, intelligenter zu arbeiten und sinnvolle, dauerhafte Veränderungen im gesamten Unternehmen voranzutreiben.