Als weltweit führendes Technologieunternehmen, das sich der Förderung einer nachhaltigen Zukunft verschrieben hat, steht unser globaler Kunde an der Spitze der Innovation in einer Schlüsselbranche. Es ist erwähnenswert, dass das Unternehmen aus einer Ausgliederung hervorging, was einzigartige Herausforderungen und Chancen mit sich brachte, da es schnell von deren Muttergesellschaft unabhängig werden musste. Dies bot die Chance, das Betriebsmodell, die Geschäftsprozesse und die Kontrollen des Unternehmens zu überarbeiten, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen, um nur einige der Änderungen zu nennen.
Die Herausforderungen
Mit dem Ziel, die betriebliche Effizienz und Anpassungsfähigkeit zu verbessern, leitete unser Kunde eine bedeutende globale Initiative zur Geschäftsumwandlung ein. Im Mittelpunkt dieses Vorhabens stand die Einführung eines modernen Target Operating Models, unterstützt durch die Implementierung einer neuen Enterprise Resource Planning (ERP)-Lösung, SAP S/4HANA, in mehreren Ländern. Diese Umstellung war eine einmalige Gelegenheit für das Unternehmen, Prozesse zu standardisieren und zu verbessern, und für das interne Kontrollteam, die Kontrollen zu optimieren.
Das Navigieren durch die Komplexität des bestehenden Aufbaus und der zukünftigen Ziele des Unternehmens stellte eine spannende Herausforderung dar: Die Umstellung von Altsystemen, die über zahlreiche Länder verteilt waren, die fragwürdige Datenqualität, die durch den Zeitmangel der wichtigsten Personen vor Ort noch verschlimmert wurde, das mangelnde Bewusstsein der Stakeholder für die Kontrollanforderungen und die Auswirkungen auf ihr tägliches Leben. Eine besondere Herausforderung war jedoch die Datenmigration.
Die Sicherstellung der Richtigkeit und Vollständigkeit von Daten und anderen "einmaligen Kontrollen" während der Migration wurde zu einem besonderen Schwerpunkt, da man versuchte, die Altsysteme in eine einheitliche SAP S/4HANA-Plattform zu konsolidieren.
Die erfolgreiche Implementierung unseres Target Operating Models und die Umstellung auf SAP S/4HANA haben unsere globalen Abläufe verändert. Die Unterstützung von PwC hat entscheidend dazu beigetragen, dass wir die Audit-Standards erfüllen und unsere internen Kontrollen optimieren konnten, was uns in eine effizientere und gesetzeskonforme Zukunft geführt hat.
F.M., Leiter Abteilung Internal ControlsDer Ansatz
Das Unternehmen entschied sich für eine enge Zusammenarbeit mit einem PwC-Expertenteam, das sich über mehrere Länder erstreckte und ein einziges Ziel verfolgte: das Transformationsprogramm bei der Sicherstellung der Vollständigkeit und Richtigkeit der migrierten Daten zu unterstützen und die Bereitschaft für zukünftige Prüfungen zu fördern. PwC war vollständig in das Projekt eingebunden und half bei der Definition des Ansatzes, der Vorlagen, der Schulung, dem Coaching und der Durchführung von Schlüsselkontrollen der Datenmigration, um die Anforderungen der externen Prüfer zu erfüllen.
Durch das Fachwissen von PwC war es unserem Kunden möglich, während des Projekts nicht nur fachliche und technische Unterstützung zu erhalten, sondern auch gute Gespräche mit den externen Prüfern zu führen. Die Abstimmung der Erwartungen mit dem externen Prüfer sowie den Umfang in einem angemessenen Rahmen zu halten, waren wesentliche Faktoren, um Überraschungen zu vermeiden und die Kosten zu senken.
Automatisierung spielte eine entscheidende Rolle, da sie die Effizienz und Genauigkeit durch fortschrittliche Data Science- und Analysesoftware verbesserte. Eine sorgfältige Datenvalidierung und eine gründliche Überprüfung der Dokumentation sorgten für Compliance und Klarheit während des gesamten Migrationsprozesses. Die Zusammenarbeit mit den PwC-Experten aus verschiedenen Ländern bereicherte das Projekt mit vielfältigen Erkenntnissen und Erfahrungen und sorgte für einen ganzheitlichen Transformationsansatz.
Die Schlussfolgerung
Die strengen und zielgerichteten Tests, die im Rahmen dieses gemeinsamen Projekts mit der Abteilung Internal Controls unseres Kunden und PwC durchgeführt wurden, trugen in entscheidender Weise zum Erfolg des Transformationsprogramms bei und stellten somit eine lohnende Investition dar. Durch eine unabhängige Qualitätsbewertung und eine sorgfältige Validierung der Datenmigration wurde mit Unterstützung von PwC sichergestellt, dass das neue System revisionssicher und konform ist.
Standardisierte Verfahren und Dokumentationen zur einmaligen Kontrolle der Datenmigration, die durch automatisierte Arbeitsabläufe unterstützt werden, verbesserten die Effizienz und Genauigkeit der Datenmigration erheblich und reduzierten gleichzeitig den manuellen Validierungsaufwand. Dieser gemeinsame Auftrag zwischen der Abteilung Internal Controls des Unternehmens und PwC ist ein Beweis dafür, wie technische Expertise und Prüfungserfahrung Grosskunden helfen können, zukünftige Herausforderungen effektiv zu meistern.
