Enterprise Architecture in Schweizer KMUs

Im heutigen, sich rasch entwickelnden Geschäftsumfeld unterliegen mittelständische Unternehmen ständig dem Druck, ihre IT-Infrastruktur und -Strategie mit ihren Geschäftszielen abstimmen zu müssen. Frameworks für die Unternehmensarchitektur (Enterprise Architecture; EA) wie The Open Group Architecture Framework (TOGAF) bieten strukturierte Methoden, die bei dieser Abstimmung helfen. Diese EA-Frameworks werden in der Regel mit grossen Unternehmen in Verbindung gebracht. Doch auch mittelgrosse Unternehmen können von den damit verbundenen Vorteilen profitieren.

Dieser Artikel beschäftigt sich mit der Frage, wie Schweizer KMU die Leistungsfähigkeit von EA mit einem pragmatischen Ansatz nutzen können. Wir heben wichtige Überlegungen hervor, bewerten die Vor- und Nachteile und zeigen Ihnen umsetzbare Massnahmen auf, um EA auf Ihre Geschäftsanforderungen abzustimmen.

Rejhan Fazlic

Partner and Technology Strategy & Transformation Leader, PwC Switzerland

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Markus Hegi

Senior Manager, Advisory, PwC Switzerland

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Larissa Kruesi

Manager Technology & Data, PwC Switzerland

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Was ist Enterprise Architecture?

EA-Frameworks bieten Unternehmen einen strukturierten Ansatz, um ihre Geschäftsprozesse und ihre Technologie aufeinander abzustimmen. Gleichzeitig stellen sie sicher, dass die IT-Systeme so konzipiert sind, dass sie Ihre Unternehmensziele unterstützen. EA-Frameworks ermöglichen einen strukturierten und transparenten Ansatz, um Kosten zu optimieren, Risiken zu identifizieren und zu steuern, Agilität zu fördern und die Zusammenarbeit zu verbessern.

TOGAF ist eines der beliebtesten EA-Frameworks und bietet eine umfassende Methodik für die Gestaltung, Planung und Steuerung der IT eines Unternehmens. Mittelgrossen Unternehmen kann die Implementierung eines EA-Frameworks aufgrund von begrenzten Ressourcen wie eine beängstigende Aufgabe erscheinen. Pragmatisch eingesetzt machen die Vorteile jedoch die Herausforderungen wett.

Enterprise Architecture für Schweizer KMU: Passen Sie TOGAF an Ihre Bedürfnisse an

EA-Frameworks wie TOGAF mögen manchen überwältigend erscheinen, aber natürlich müssen Schweizer KMU nicht alles auf einmal bewältigen. Denken Sie modular: Konzentrieren Sie sich wie beim Hausbau zunächst auf die wesentlichen Räume und fügen Sie dann nach Bedarf weitere hinzu.

Anstatt in jeder Phase alle TOGAF-Elemente vollständig zu übernehmen, sollten Sie den Schwerpunkt auf Themen setzen, die sich unmittelbar mit den Prioritäten Ihres Unternehmens im Einklang befinden. Ausserdem benötigen Sie für die Einführung von TOGAF nicht unbedingt eine vollständige Suite von EA-Tools. Ein Low-Tech-Ansatz mit Vorlagen in Excel und Word könnte ein geeigneter Ausgangspunkt sein, bis Sie sich mit dem Framework besser vertraut gemacht haben. Mit zunehmender Erfahrung können Sie dann das EA-Tool auswählen, das Ihren spezifischen Anforderungen am besten entspricht.

Ein Schweizer KMU aus der Fertigungsindustrie könnte einen pragmatischen Ansatz beispielsweise wie folgt in Angriff nehmen:

Zuordnung von Kompetenzen: Definieren Sie die Kernkompetenzen und wie diese Wert generieren.
Geschäftsprozesse: Legen Sie die zentralen Prozesse für diese Kompetenzen fest, etwa Auftragsabwicklung oder Produktentwicklung, und dokumentieren Sie die wesentlichen Geschäftsanforderungen.
Anwendungen: Ordnen Sie die Anwendungen den zentralen Geschäftsprozessen zu und identifizieren Sie mögliche Lücken.
IT-Infrastruktur: Dokumentieren Sie die jeweiligen Technologien, die diese Anwendungen unterstützen, und bewerten Sie, inwieweit sich diese für den vorgesehenen Zweck eignen.

Die mit der Implementierung eines EA-Frameworks verbundenen Kosten und der Ressourcenaufwand stellen für mittelgrosse Unternehmen eine Herausforderung dar. Schweizer Unternehmen können ihre Kosten jedoch durch einen stufenweisen Ansatz in den Griff bekommen. Dabei sollten Sie nach Möglichkeit vorhandene interne Ressourcen nutzen und bestimmte Aufgaben bei Bedarf auslagern.

Einem pragmatischen Ansatz folgend könnten sich KMU beispielsweise auf die folgenden Punkte konzentrieren:

Open Source verwenden: Verwenden Sie in den Anfangsphasen kostenlose Open-Source-Tools zur EA-Dokumentation und -Analyse. Es gibt zahlreiche Ressourcen wie ArchiMate (eine standardisierte Modellierungssprache, die Ihrem Unternehmen ermöglicht, die Architektur Ihres Unternehmens zu beschreiben und zu analysieren) und EA Navigator, die Ihnen eine erste Grundlage bieten und gleichzeitig Ihre Vorabinvestitionen minimieren können.
Vorhandene Ressourcen nutzen: Konzentrieren Sie sich auf Ihr internes Fachwissen und schulen Sie Ihre IT-Experten in spezifischen TOGAF-Bereichen. So sparen Sie nicht nur Kosten, sondern fördern auch eine Kultur der Eigenverantwortung und Fachkompetenz im Unternehmen.
Strategisches Outsourcing erwägen: Erwägen Sie für Spezialaufgaben wie Architekturüberprüfungen oder Systemintegration die Auslagerung an externe Berater, die über eine nachweisliche Erfahrung mit TOGAF verfügen. So stellen Sie sicher, dass Sie das richtige Fachwissen erhalten, ohne ein grosses, dediziertes internes Team aufbauen zu müssen.

EA-Frameworks sind leistungsstarke Tools, um technologische und geschäftliche Aspekte aufeinander abzustimmen. In mittelgrossen Unternehmen gibt es jedoch häufig kein dediziertes Team, das diese Abstimmung steuert. Daher sollten Sie unbedingt eine schlanke Architekturpraxis entwickeln, die sich auf unmittelbare Geschäftsprioritäten konzentriert. Dazu gehören beispielsweise die Steigerung der Betriebseffizienz, die Verbesserung des Kundendienstes und die Senkung von Kosten.

Ein pragmatischer Ansatz im dynamischen Schweizer Geschäftsumfeld, der die IT an Ihren Geschäftszielen ausrichtet, berücksichtigt zum Beispiel die folgenden Aspekte:

Funktionsübergreifende Teams: Bilden Sie ein funktionsübergreifendes Team mit Führungskräften des Unternehmens und der IT-Abteilung. Das Team sollte regelmässig zusammenkommen, um sicherzustellen, dass sich die IT-Initiativen mit den Geschäftszielen im Einklang befinden.
Visuelle Kommunikation: Verwenden Sie visuelle Tools wie Prozessablaufdiagramme, Roadmaps und Dashboards, um Ihren Stakeholdern die Abstimmung zwischen IT- und Geschäftszielen zu verdeutlichen. Dies fördert ein gemeinsames Verständnis der strategischen Ausrichtung.

Schweizer KMU sind oft in schnelllebigen Branchen tätig, in denen Anpassungsfähigkeit von entscheidender Bedeutung ist. Herkömmliche Modelle für die EA-Governance können sich wie eine bürokratische Hürde anfühlen, die die Entscheidungsfindung bremst und Innovationen behindert.

Mit einem pragmatischen Ansatz hingegen können Sie schnell auf veränderte Marktbedingungen reagieren. Zum Beispiel könnte ein mittelständischer Schweizer Fertigungsbetrieb ein agiles Governance-Modell implementieren, um auf die Innovation eines Wettbewerbers zu reagieren und rasch eine neue Software zur Produktionsoptimierung zu genehmigen.

Schlanke Governance: Vermeiden Sie komplexe und vielschichtige Governance-Strukturen. Entscheiden Sie sich stattdessen für kleinere, agile Teams mit klar definierten Rollen und Verantwortlichkeiten. So können die Teams rasch Entscheidungen treffen und gleichzeitig die Abstimmung auf Ihre Gesamtstrategie sicherstellen.
Gewährleistung einer einfachen Entscheidungsfindung: Legen Sie klare, aber flexible Kriterien für IT-Investitionen fest, wie etwa die Ausrichtung an Geschäftszielen oder der Kapitalrendite (ROI).

Mittelgrossen Unternehmen mangelt es häufig an den IT-Fachkräften und -Ressourcen grösserer Unternehmen, was die Einführung eines EA-Frameworks erschweren kann. Indem sie sich auf Kernbereiche konzentrieren und unnötige Komplexitäten vermeiden, können Unternehmen bedeutende Fortschritte erzielen, ohne ihre Ressourcen zu überfordern.

Bauen Sie Ihre EA-Fähigkeiten schrittweise auf. Starten Sie mit einem kleinen, funktionsübergreifenden Team und entwickeln Sie Fähigkeiten weiter, indem Sie vorhandenen Mitarbeitenden, die bereits an strategischen IT-Entscheidungen beteiligt sind, Teilzeitrollen in der EA zuweisen. Konzentrieren Sie sich auf eine schrittweise Schulung Ihres Personals durch Workshops, Mentoring und Zertifizierungsprogramme wie die TOGAF Foundation.

Mittelständische Unternehmen müssen flexibel bleiben, um ein künftiges Wachstum zu ermöglichen und sich an veränderte Marktbedingungen anzupassen. EA-Frameworks mögen manchmal starr erscheinen, aber mit einen schrittweisen und iterativen Ansatz können Unternehmen sicherstellen, dass ihre Architektur im Einklang mit den Geschäftsanforderungen wächst und sich weiterentwickelt.

Folgen Sie mit Ihrer Architektur einem pragmatischen Ansatz: «So viel wie nötig, aber so wenig wie möglich». Das bedeutet, dass Sie nur die Architekturkomponenten definieren, die Sie für unmittelbare Projekte oder Geschäftsanforderungen benötigen, und gleichzeitig Raum für Skalierung oder Weiterentwicklung lassen, wenn Ihr Unternehmen weiter wächst. Entwickeln Sie Prozesse, die eine häufige Neubewertung und Anpassung der Architektur ermöglichen. So stellen Sie sicher, dass sich die Architektur an veränderte Geschäftsbedingungen anpassen lässt.

Beispiel Ein pragmatischer Ansatz für die einzelnen EA-Phasen

Durch die Übernahme eines pragmatischen Ansatzes können mittelgrosse Unternehmen die Leistungsfähigkeit von TOGAF nutzen, ohne überfordert zu werden. Gleichzeitig können sie so sicherstellen, dass Architekturinitiativen einen geschäftlichen Mehrwert liefern.

Stellen Sie sich ein mittelständisches Schweizer Fertigungsunternehmen vor, das seinen Ruf auf zuverlässigen On-Premise-Systemen aufgebaut hat. Der Aufstieg von (ERP-)Cloud-Lösungen und deren Einführung durch Wettbewerber setzt das Unternehmen jedoch unter Druck, den wachsenden Kundenanforderungen hinsichtlich Innovation und Echtzeitanalyse nachzukommen. Um wettbewerbsfähig zu bleiben, können mittelständische Unternehmen einen pragmatischen Ansatz mit Blick auf das TOGAF-Framework verfolgen, um ihre angestrebte IT-Infrastruktur und -Strategie strukturiert an ihren Geschäftszielen auszurichten.

Ein pragmatischer Ansatz für die einzelnen TOGAF-Phasen (A bis E) könnte folgendermassen aussehen:

TOGAF-Phase	Pragmatischer Fokus	Beispiel: ERP-Bewertung
Vorbereitung	Beschreiben Sie das Ziel der Initiative und welche Elemente sie in Bezug auf TOGAF abdeckt.	Dokumentieren Sie die betroffenen Prozesse, Geschäftsziele, Anwendungen, IT-Systeme und Schnittstellen der Ebene 1. Dokumentieren Sie die wichtigsten Stakeholder und ihre Rollen.
A Vision der Architektur	Definieren Sie eine kurze Aussage zur Vision, die den gewünschten Soll-Zustand und die damit unterstützten Geschäftsziele umreisst.	Ziel 1: Definieren Sie die Prioritäten des Unternehmens (z. B. Flexibilität, Kosten). Ziel 2: Bewerten Sie die beste IT-Architektur zur Unterstützung dieser Prioritäten. Ziel 3: Dokumentieren Sie alle Informationen in einem Repository (TOGAF-Standard).
B Enterprise Architecture	Anstatt alle Prozesse (Varianten) zu kartieren, sollten Sie kritische Geschäftsprozesse priorisieren, die durch Altsysteme belastet sind, wie etwa Auftragsabwicklung, Bestandsverwaltung und Produktionsplanung.	Erste Daten können in einer einfachen Excel-Tabelle erfasst werden, um Kernprozesse, wichtige Stakeholder und Geschäftsobjekte zu dokumentieren. Diese Daten können parallel in ein auf TOGAF ausgerichtetem EA-Repository umgewandelt werden.
C Architektur der IT-Systeme	Identifizieren Sie alle beteiligten Anwendungen und IT-Systeme. Konzentrieren Sie sich dabei auf Schnittstellen und eine potenzielle «Schatten-IT», die zu den Geschäftsprozessen beiträgt.	Erste Daten können in einer ähnlichen Excel-Tabelle erfasst werden. Für die Dokumentation von Zusammenhängen (z. B. von Schnittstellen) empfiehlt sich der Einsatz eines EA-Tools.
D Technologiearchitektur	Bewerten Sie die vorhandene Architektur anhand der Marktoptionen (z. B. On-Premise oder in der Cloud).	Dokumentieren Sie funktionale und nicht funktionale Geschäftsanforderungen und bewerten Sie, wie jede Architekturoption im Hinblick darauf abschneidet.
E Chancen und Lösungen	Dokumentieren Sie die Vor- und Nachteile (SWOT-Analyse) für jede Option und führen Sie eine grobe Aufwand-Nutzen-Analyse durch.	SWOT, Aufwand und Nutzen für jede Option. Empfehlung.

Vorteile

Durch die Konzentration auf die Kernelemente eines EA-Frameworks können mittelständische Unternehmen sicherstellen, dass ihre IT-Initiativen eng an den strategischen Geschäftszielen ausgerichtet sind und so die Effizienz und den Wert von IT-Investitionen steigern.

Ein strukturierter Ansatz kann Unternehmen helfen, fundiertere Entscheidungen hinsichtlich Technologieinvestitionen, Verbesserungen von Geschäftsprozessen und das Risikomanagement zu treffen. Auf diesem Weg lässt sich eine Verschwendung von Ressourcen vermeiden.

EA-Frameworks bieten skalierbare Lösungen, die mit dem Unternehmen wachsen. Daher eignen sie sich ideal für Unternehmen, die eine Expansion planen und einen reibungslosen Übergang während der Wachstumsphase sicherstellen möchten.

EA-Frameworks können einen strukturierten Ansatz für das Risikomanagement und die Gewährleistung der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bieten. Besonders für mittelgrosse Unternehmen in regulierten Branchen ist dieser Punkt wichtig.

Herausforderungen

Die Einführung von EA-Frameworks kann kostspielig sein, besonders wenn externe Beratungen oder fortschrittliche Tools benötigt werden. Für mittelgrosse Unternehmen zeichnet sich die Kapitalrendite möglicherweise nicht sofort ab.

EA-Frameworks – besonders TOGAF – bergen möglicherweise eine Komplexität und einen Mehraufwand, die Unternehmen mit begrenzten Ressourcen überfordern könnten. Daher ist es wichtig, die Vorteile eines strukturierten Ansatzes gegenüber den Anforderungen an die Agilität abzuwägen.

Das Einrichten eines EA-Frameworks kann eine Weile dauern und erfordert kontinuierliches Engagement. Bei Unternehmen mit begrenztem IT-Personal kann dies zu Engpässen sowohl im Geschäfts- als auch im IT-Betrieb führen.

Falls das Framework nicht richtig angepasst wird, besteht die Gefahr, dass es für die tatsächlichen Anforderungen des Unternehmens zu starr oder zu komplex ist. Das wiederum kann zu einer Fehlausrichtung zwischen der IT und den Geschäftszielen führen.

Zusammenfassung Ein pragmatischer Weg in die Zukunft: Das Potenzial der Unternehmensarchitektur freisetzen

Der Aufstieg von Cloud-Diensten und vorgefertigten KI-Tools verändert fortlaufend die IT-Landschaft von KMU. In diesem dynamischen Umfeld bietet die Einführung eines pragmatischen Ansatzes für EA-Frameworks wie TOGAF den mittelständischen Unternehmen einige leistungsstarke Tools. So können sie ihre IT an den Geschäftszielen ausrichten und später anpassen, Risiken steuern und das Wachstum fördern. Mithilfe einer pragmatischen Einführung dieser Frameworks können Unternehmen eine überwältigende Komplexität, übermässige Kosten oder Inflexibilität vermeiden.

Durch einen schrittweisen, flexiblen und ressourcenschonenden Ansatz können mittelständische Unternehmen die Vorteile von EA-Frameworks nutzen, ohne durch deren Herausforderungen allzu stark belastet zu werden.

«Fangen Sie klein an, konzentrieren Sie sich auf die unmittelbaren Geschäftsanforderungen und stellen Sie sicher, dass sich die Architekturpraktiken an ein künftiges Wachstum anpassen lassen und skalierbar bleiben. Auf diese Weise können mittelständische Unternehmen das volle Potenzial von EA-Frameworks ausschöpfen und ihre IT als echten Motor ihres Geschäftserfolgs nutzen.»

Rejhan FazlicPartner und Technology Strategy & Transformation Leader, PwC Schweiz