Erhöhte Transparenz und dynamische Planung durch innovative Herangehensweise fokussiert auf höchstem Mehrwert

Unser Kunde, ein Schweizer IT-Dienstleister, sah sich mit zunehmenden Anfragen von Anspruchsgruppen konfrontiert, die das tatsächliche Kosten-Nutzen-Verhältnis von Projektinvestitionen offengelegt haben wollten. Diese Investitionen wurden aus dem Jahresbudget finanziert und umfassten eine grosse Anzahl von IT-Initiativen, die entweder einen eindeutig festgelegten Umfang (z. B. Regulierungsprojekte) oder einen variablen Umfang hatten. Der bestehende Ansatz des Unternehmens barg Herausforderungen, wenn es darum ging, die Planung für Finanzierung und die Roadmap der Lösungen im Laufe des Jahres an die sich ändernden Bedürfnisse anzupassen.

Vor diesem Hintergrund leitete unser Kunde verschiedene Optimierungsmassnahmen ein, um sein zunächst an Wasserfallstrukturen orientiertes Projektportfolio-Controlling zu verbessern, um den gestiegenen Transparenzanforderungen seiner Kund:innen gerecht zu werden und das Reporting hinsichtlich erzieltem Fortschritt sowie erarbeitetem Mehrwert zu verbessern. Der erste Schritt bestand darin, eine iterative Arbeitsmethode, die mit den agilen Grundsätzen verbunden ist, wie sie zum Beispiel im Scaled Agile Framework® (SAFe®) beschrieben sind, einzuführen. Im Rahmen dieser Optimierungsmassnahmen wurde auch das gesamte Portfoliomanagement des Unternehmens entsprechend umgestaltet.

Ein wichtiger Aspekt, den es zu berücksichtigen galt, war die Tatsache, dass die Schätzungen der Kosten und der Kapazitätszuweisung immer noch an die jährliche Planung und die langfristigen Budgetierungs- und Genehmigungszyklen gebunden waren. Dadurch wurde es immer schwieriger, den tatsächlichen Finanz- und Ressourcenbedarf für die Umsetzung eines Projekts abzuschätzen.

Die zentrale Herausforderung bestand daher darin, den neuen agilen Ansatz mit einem dynamischeren Planungs- und Entscheidungsfindungsprozess in Einklang zu bringen, um das Portfolio transparent zu führen und auf die bestehenden Ansätze und Abhängigkeiten sowie die Anforderungen der verschiedenen Initiativen, welche eine Anzahl zugehöriger Projekte des Portfolios umfassen, abzustimmen.

Um unseren Kunden bei der Realisierung seiner Portfolio-Ambitionen zu unterstützen, haben wir uns zunächst ein umfassendes Bild von der aktuellen Struktur und den Prozessen des Unternehmens gemacht. Die Ausgangsposition des Unternehmens war eine stark auf Kostenstellen orientierte Sichtweise und ein auf fixierte Pläne aufgebautes Projektportfolio. Wir erarbeiteten die Zukunftsvision eines Unternehmens, bei welcher sich die innovationsorientierten Bereiche um Wertströme (Value Streams) herum organisieren und die beabsichtigten greifbaren und transparenten Ergebnisse erzielt.

Der Gedanke war, dass das neue Portfoliomanagement mit der agilen Arbeitsweise der Entwicklungsteams in Einklang gebracht werden sollte und den SAFe®-Prinzipien folgen sollte, um die angestrebten nachhaltigen Ergebnisse und mehr Transparenz zu erzielen. Wir haben zudem einen hybriden Ansatz gewählt, um rein operative Kostenstellen beizubehalten und zusätzlich die Integration von Wasserfallprojekten mit einem festgesetzten Projektumfang zu ermöglichen.

Auf Basis einer kontextbezogenen Zusammenfassung der Kernelemente des Lean Portfolio Managements (LPM), welche wir kombiniert mitunserer Branchenerfahrung in einem Prozessablauf, dem bewährten Verfahren des PwC-Portfoliomanagements, aufzeigen, lieferten wir Einblicke und zuverlässige Empfehlungen bei der Einführung des neuen LPM-Modells. Die daraus resultierenden bewährten Vorgehensweisen umfassten Aspekte des LPM aus der Perspektive von Personen, Prozessen und Tools.

Darauf aufbauend berieten wir unseren Kunden bei der Einführung des neuen LPM unter Berücksichtigung der spezifischen Gegebenheiten des Unternehmens, um so einen effektiven und integrierten Aufbau zu gewährleisten. Das Wertversprechen des neuen LPM sollte die Umsetzung der Vision, der Struktur und der strategischen Ziele des Unternehmens für das Portfolio beinhalten, kombiniert mit dem richtigen Prozessfluss, der Priorisierung werthöchster Innovationen und der dynamischen Finanzierung von Investitionen für deren Umsetzung.

Die daraus resultierende Portfolio-Roadmap enthält einen Überblick über obligatorische und optionale Komponenten. Die umfassende LPM-Ansicht beinhaltet die Zuweisung von Ressourcen (Personal und Finanzen) über einen Zeithorizont, um einen transparenten finanziellen Überblick über das Portfolio zu geben und zeitlich abgestimmte Freigabezyklen zu gewährleisten. Die finanzielle Steuerung basiert auf einer dynamischen und partizipativen Haushaltsplanung auf rollierender Basis.

Ein wichtiger Bestandteil war, die LPM-Funktion auf die gesamte agile Transformation zuzuschneiden, Lücken zu schliessen und das gegenseitige Verständnis von Terminologien zu verdeutlichen. Infolgedessen erarbeiteten wir ein klares Zielbild, was in Bezug auf Rollen, Governance, Tools und Handlungsfelder erforderlich war, um ein erfolgreiches, aber realistisches Portfoliomanagementkonzept zu implementieren, das im Kontext unseres Kunden zur Geltung, und vor allem erfolgreich angewendet werden konnte.

Um die Qualität der Umsetzungsschritte zu gewährleisten, haben wir die ausgewählten Schlüsselkomponenten der LPM-Umsetzung in Bezug auf Strategie, wertorientierte Organisation und Portfoliofluss der Investitionen anhand unseres bewährten Verfahrens kontinuierlich bewertet. Zudem evaluierten wir kontinuierlich den Gesamtfortschritt und den Reifegrad der LPM-Implementierung und gaben Feedback, was als Nächstes in Angriff genommen werden sollte zur erfolgreichen Leitung der Implementierung.

Wie ein Lean Portfolio Management in einem vielseitigen und anspruchsvollen Marktumfeld den entscheidenden Vorteil bringen kann.

Unser Kunde wollte seine laufende agile Unternehmenstransformation auf die Portfolio-Ebene ausweiten. Unsere unabhängige Sichtweise half uns, einen Ansatz für das Lean Portfolio Management in hybrider Form zu entwickeln, der die Unternehmensstrategie, die Portfoliosicht und die Umsetzung agiler Arbeitsweisen nach den SAFe®-Prinzipien für die entsprechenden Teams miteinander verbindet, einschliesslich Initiativen mit festem und variablem Umfang.

Im Laufe dieses Prozesses halfen wir dem Unternehmen, Verständnis für die Schlüsselelemente zu entwickeln, die in Bezug auf Struktur, Tools, Handlungsfelder und Rollen zu berücksichtigen sind. Dadurch konnten wir die Herausforderungen im Zusammenhang mit der Finanz- und Ressourcenplanung, auf Grundlage bewährter Verfahren und unserer Erfahrung mit praktischen und anwendbaren Portfoliolösungen in verschiedenen Branchen bewältigen.

Durch unser kontinuierliches Feedback erlangte der Kunde ein gesamtheitliches Verständnis und konnte einen konsistenten Kurs durch die Transformation innehalten. Somit konnten wir die entsprechenden Prozesse und Tools anpassen und optimieren, um das Portfoliomanagement des Unternehmens transparenter zu gestalten und dynamischer und auf höchstem Mehrwert orientiert auf die Investitionsentscheidungen abzustimmen.