Allgemein bekannt ist, dass die Regulierungsdichte im Finanzbereich stetig zunimmt. Dies gilt auch für Auslagerungen von einzelnen Funktionen und Geschäftsbereichen, welche in dieser Hinsicht keine Ausnahme bilden. Mit der Einführung des Finanzinstitutsgesetzes («FINIG») und der entsprechenden Verordnung FINIV per Anfang 2020 hat der Gesetzgeber die Praxis der Eidgenössischen Finanzmarktaufsicht («FINMA») im Bereich des Outsourcings nun auf Gesetz- und Verordnungsstufe überführt. Im November 2020 hat die FINMA den Adressatenkreis des entsprechenden Rundschreibens auf ausgewählte Finanzinstitute erweitert.
Hintergrund FINMA-Outsourcing-Rundschreiben
Ursprünglich hatte die Eidgenössische Bankenkommission (EBK) die Voraussetzungen für die Auslagerung von Geschäftsbereichen – bereits damals unter dem Anglizismus «Outsourcing» – im Rundschreiben EBK-RS 99/2, das per 1. November 1999 in Kraft trat, geregelt. Dieses Rundschreiben hat die neu zum 1. Januar 2009 geschaffene Eidgenössische Finanzmarktaufsicht («FINMA») mit dem Rundschreiben 2008/7 übernommen. Damals umfasste der Geltungsbereich des FINMA-Rundschreibens lediglich Banken und Effektenhändler (neu gemäss FINIG «Wertpapierhäuser). Mit der Zeit hat die FINMA den Anwendungsbereich auf Versicherungsunternehmen ausgeweitet.
Für andere Finanzunternehmen galten die Anforderungen gemäss dem Wortlaut des Rundschreibens nicht zwingend, wurden jedoch im Rahmen der Beurteilung im Umgang mit Auslagerungen gerne sowohl von Finanzinstituten als auch von der FINMA herangezogen. So heisst es auch im Erläuterungsbericht der FINMA «Anhörung zu den Ausführungsbestimmungen der FINMA zu FIDLEG und FINIG» vom 7. Februar 2020: «Bereits vor Inkrafttreten des FINIG orientierte sich die Praxis für Fondsleitungen und Vermögensverwalter kollektiver Kapitalanlagen an diesem Rundschreiben.»
Gesetzliche Regelung
Für Fondsleitungen, SICAV, Vermögensverwalter von kollektiven Kapitalanlagen und Vertreter ausländischer kollektiver Kapitalanlagen war bis zur Einführung des FINIG das Outsourcing im Kollektivanlagengesetz («KAG») und insbesondere in der Kollektivanlagenverordnung («KKV») unter der Überschrift «Delegation von Aufgaben» in Artikel 65 und in der Kollektivanlagenverordnung-FINMA («KKV-FINMA») in Artikel 66 geregelt. Die Regelung beinhaltete einige wesentliche Leitgedanken des FINMA-Rundschreibens, sodass bereits zuvor eine gewisse Kongruenz bestand.
Änderungen
Nunmehr ist mit dem Inkrafttreten des FINIG die sogenannte «Übertragung von Aufgaben» in den Artikeln 14, 27 und 35 FINIG und Artikeln 15–17 und 56 FINIV ausdrücklich für alle Finanzinstitute sowie mit Spezialregelungen für Verwalter von Kollektivvermögen sowie Fondsleitungen geregelt.
Nach Inkrafttreten des FINIG zum 1. Januar 2020 wurde mit Änderung vom 4. November 2020 auch das Outsourcing-Rundschreiben der FINMA entsprechend angepasst und dessen Geltungsbereich ausgeweitet, sodass neu Fondsleitungen, SICAV und Verwalter von Kollektivvermögen ausdrücklich vom Geltungsbereich des Rundschreibens 2018/3 erfasst sind. Die mit der Einführung des FINIG neu zu bewilligenden Vermögensverwalter und Trustees sind jedoch davon ausdrücklich nicht betroffen.
Timing – Welche Übergangsfristen gelten?
Auf Verträge von Banken und Wertpapierhäusern, die nach dem Inkrafttreten des angepassten Rundschreibens abgeschlossen oder geändert werden, sind die Vorschriften des Rundschreibens unmittelbar anwendbar. Bereits bestehende Verträge müssen innerhalb von fünf Jahren entsprechend angepasst werden.
Für Verwalter von Kollektivvermögen, Fondsleitungen und SICAV gilt das Rundschreiben bei Erstbewilligungen unmittelbar mit dessen Inkrafttreten. Die übrigen Institute haben maximal ein Jahr ab Inkrafttreten des Rundschreibens, also spätestens bis zum November 2021, Zeit, ihre Outsourcingverträge entsprechend den Vorgaben des Rundschreibens anzupassen. Soweit Änderungsbewilligungen bei der FINMA beantragt werden, müssen zum Zeitpunkt der Meldung der Änderung an die FINMA die Voraussetzungen des Rundschreibens erfüllt sein.
Aktueller Handlungsbedarf
Neu in den Adressatenkreis des Outsourcing-Rundschreibens aufgenommene Finanzinstitute – namentlich Fondsleitungen, SICAV sowie Verwalter von Kollektivvermögen – sollten jetzt ihre Outsourcingverträge und Organisationsdokumente auf die Einhaltung der aufsichtsrechtlichen Anforderungen des Rundschreibens überprüfen. Insbesondere sind die Verträge daraufhin zu kontrollieren, ob die Vorschriften zur Inventarisierung von ausgelagerten Funktionen, diejenigen bezüglich der Auswahl, Instruktion und Kontrolle des Dienstleisters sowie die Anforderungen an die Auslagerung im sicherheitsrelevanten IT-Bereich erfüllt werden.
Gerne kann PwC Ihnen dabei behilflich sein.
