Die richtige Auswahl für eine zukunftssichere Pensionskassenverwaltung

Diese Phase beinhaltet die Projektdefinition und -planung, welche das Erstellen eines vollständigen Projekthandbuchs und -planes inkl. der Definition der Meilensteine beinhaltet. Hierbei ist eine kritische Beurteilung von Nutzen und Machbarkeit als Basis für einen soliden Projektstart unabdingbar. Weiter umfasst die Phase die Definition und Etablierung des Projektcontrollings, welches einerseits die Durchführung und Koordination der Projektberichterstattung als auch das Verwalten des Change-Managements hinsichtlich neuer und/oder veränderter Anforderungen sicherstellt.

Zusammen mit den verantwortlichen Anspruchsgruppen in der Pensionskasse werden im Rahmen von Workshops die detaillierten Anforderungen an die neue Softwarelösung (funktional und technisch) diskutiert und konsolidiert. Die Ergebnisse werden dann in ein Pflichtenheft integriert, womit die Basis für die Beurteilung der Soll- und Kann-Anforderungen sichergestellt wird.

In dieser Phase erfolgt die eigentliche Durchführung der Ausschreibung mittels abgenommenem Pflichtenheft. Potenzielle Softwareanbieter werden anhand des Pflichtenhefts und deren eingereichten Produktspezifikationen vorläufig bewertet. Im Anschluss erfolgt eine detaillierte Analyse der Softwarelösung inkl. Wirtschaftlichkeitsanalyse. Bevor ein Anbieter ausgewählt wird, erfolgt eine Vertrags- und Kostenanalyse unter Sicherstellung der Vergleichbarkeit zwischen den Anbietern. 

Die Erstellung von Konzepten zur Einführung und dem Betrieb der Applikation sind wichtige Bestandteile im Gesamtprojekt und tragen wesentlich zur Qualität und dem Erfolg der Implementierung bei. Wenngleich die technische Dokumentation eine Angelegenheit des Anbieters ist, sollte dies durchgehend mit dem Pflichtenheft abgeglichen werden. Benutzerschulungen, Testaktivitäten sowie die eigentliche Datenmigration zur Vorbereitung der Implementierung erfolgt in enger Zusammenarbeit mit allen involvierten Parteien. 

Bei der Einführung der neuen Lösung müssen auch die Prozess- und Kontrollaktivitäten auf die neuen Gegebenheiten angepasst werden, d. h. eine Überarbeitung des internen Kontrollsystems ist unabdingbar. Auch sollte die Sicherstellung der gültigen, korrekten und vollständigen Datenmigration früh in Angriff genommen werden und als Grundlage für das Revisionsnehmen nachvollziehbar dokumentiert werden.

Unsere Expert:innen bringen umfassende Kenntnisse und Erfahrungen im Bereich der Software-Evaluation und -Implementierung mit. Dies ermöglicht eine fundierte Bewertung der verschiedenen Softwareoptionen, basierend auf den spezifischen Anforderungen und Herausforderungen einer Pensionskasse.

Die Auswahl und Einführung einer neuen Software kann zeitaufwändig und kostspielig sein. Durch Unterstützung kann dieser Prozess deutlich beschleunigt und optimiert werden. PwC hilft Ihnen gerne dabei, unnötige Ausgaben zu vermeiden und die Implementierungsphase so effizient wie möglich zu gestalten.

Eine unzureichende Software-Evaluation oder eine fehlerhafte Implementierung kann erhebliche Risiken mit sich bringen, wie Datenverlust, Sicherheitslücken oder Systemausfälle. Diese Risiken können durch unsere Expert:innen minimiert werden, da wir potenzielle Probleme frühzeitig identifizieren und beheben können.

Jede Pensionskasse hat einzigartige Anforderungen und Prozesse. PwC sorgt dafür, dass die ausgewählte Software optimal auf diese Bedürfnisse zugeschnitten ist. Dies gewährleistet, dass die neue Lösung die Arbeitsabläufe verbessert und nicht behindert.