Welchen Beitrag können Finanzfunktionen zur Bewältigung der grossen Herausforderungen im Gesundheitswesen leisten?
Ausgangssituation
Tarif- und Kostendruck sowie der Mangel an Fachkräften haben für Schweizer Spitäler in den letzten Jahren deutlich zugenommen. Diese Aspekte wurden bereits in unserem 2. CFO Survey aus dem Jahr 2022 als die grössten Herausforderungen der Branche bezeichnet. Seitdem ist der Druck weiter gestiegen, Lösungen zu finden, um sich den neuen Rahmenbedingungen von Margendruck und Fachkräftemangel anzupassen, ohne die Qualität der Gesundheitsversorgung zu beeinträchtigen. In der erwähnten CFO-Befragung wurden Prozessoptimierungen sowie Digitalisierung und Automatisierung von den CFOs als zentrale Hebel zur Profitabilitätssteigerung identifiziert. Unsere letzte Finanzstudie zeigt deutlich, wie die digitale Transformation dazu beitragen kann, die aktuellen Herausforderungen auf dem Weg zu einem nachhaltig produktiveren und effizienteren Gesundheitswesen zu bewältigen.
Dabei kann eine Systemablösung als Impuls zur Beschleunigung der digitalen Transformation dienen. So stellt beispielsweise die bevorstehende Migration von SAP auf S/4HANA Spitäler und Kliniken vor die Notwendigkeit, ihre IT-Architektur und Betriebsprozesse zu überdenken. Denn die bisherige SAP-Branchenlösung IS-H – und damit insbesondere die Patientenabrechnung – wird in S/4HANA nicht mehr zur Verfügung stehen.
Ausgehend von den individuellen Anforderungen muss die IT-Architektur daher grundsätzlich hinterfragt werden. In diesem Beitrag konzentrieren wir uns auf die Auswirkungen eines solchen Systemwechsels auf die Finanzabteilungen und die sich daraus ergebenden Möglichkeiten. Die IT-spezifischen Aspekte werden im Artikel von David Roman (Partner, Digitale Transformation im Gesundheitswesen bei PwC) beleuchtet.
Eine gründliche Identifikation von Verbesserungspotenzialen in den bestehenden Prozessen ist der Ausgangspunkt für eine solche Transformation. Die darauf aufbauende Definition eines Soll-Prozesses bildet das entscheidende Fundament, um die Finanzfunktion zukunftsfähig zu gestalten.
«Durch eine vorgeschaltete Analyse der Finanzprozesse können Ineffizienzen, Systembrüche und Doppelspurigkeiten erkannt und beseitigt werden. Eine ganzheitliche Betrachtung aller Ist-Prozesse und die Identifikation von Verbesserungspotenzialen sind eine entscheidende Vorarbeit für die Formulierung der Anforderungen an das neue System und bilden die Grundlage für die digitale Transformation der zentralen Finanzprozesse.»
Claudia JoosSenior Managerin Beratung GesundheitswesenHäufig zeigen sich Schwachstellen in den bestehenden Prozessen durch mangelnde Digitalisierung, Systembrüche und redundante Stammdaten. Werden diese behoben, kann die Finanzfunktion schneller bessere Entscheidungen treffen und sich von einer rückwärtsgewandten Buchhaltung zu einem relevanten Partner verwandeln, der die Unternehmensentwicklung massgeblich mitgestaltet.
Mögliches Vorgehen
Die Analyse der Finanzprozesse sollte folgende Hauptaspekte berücksichtigen:
a) Zielbild der Finanzfunktion: Entwicklung eines klaren Bildes, wie die Finanzfunktion in Zukunft in Bezug auf Prozesse und Organisation aussehen soll. Dabei kann ein Best-Practice-Vergleich hilfreich sein, um eine ambitionierte und zugleich erreichbare Vision zu definieren.
«In der Finanzfunktion der Zukunft werden verarbeitende, repetitive Tätigkeiten zunehmend durch analytische und beschreibende Aktivitäten ersetzt. Dadurch kann sie in Echtzeit Einblicke zur Profitabilität und zu finanziellen Zusammenhängen liefern und somit wesentlich zur Steuerung und zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Der Weg zum Ziel ist individuell abzustimmen und in die Kultur, Systeme und Prozesse einzubetten.»
Simon WalterSenior Manager Finance Transformationb) Prozessanalyse: In einer Analyse der bestehenden Prozesse (As-Is) werden zunächst Schwachstellen und Pain Points identifiziert. Basierend auf dem Zielbild und unter Berücksichtigung der Unternehmenskultur und weiterer individueller Gegebenheiten wird der Soll-Prozess (To-Be) definiert, sodass Potenziale in Automatisierung und Digitalisierung realisiert werden. Diese neuen Prozesse bilden die Grundlage für die Anforderungen an die neue Systemlösung und ermöglichen somit einen zielgerichteten Auswahlprozess. Die zu analysierenden Prozesse in der Finanzfunktion umfassen beispielsweise:
- Patientenabrechnungsprozesse (Order to Cash)
- Beschaffungsprozesse (Procure to Pay)
- Buchungs- und Reportingprozesse (Record to Report)
In diesem Zusammenhang kann Process Mining ein nützliches Instrument sein, um eine detaillierte Analyse dieser Prozesse mit quantifizierbaren und visualisierbaren Ergebnissen zu ermöglichen – und Erkenntnisse über Prozessvarianten, Durchlaufzeiten und die Anzahl manueller Eingriffe bzw. Systembrüche zu gewinnen.
c) Organisatorischer Aufbau: Um die Finanzfunktion auf den neu definierten Prozess vorzubereiten, sollte auch die Organisationsstruktur der Finanzabteilung einschliesslich der Auswirkungen auf die Fähigkeiten und Kompetenzen in den Teams thematisiert werden. So kann die Rolle der Finanzfunktion3 von stark transaktionsbezogenen und repetitiven Tätigkeiten hin zum vollwertigen Business Partner des Kerngeschäfts weiterentwickelt werden.
d) Entwicklung einer Roadmap: In einer Gap-Analyse zeigt der Vergleich von Ist- und Soll-Prozessen die Lücken zum Zielzustand auf, daraus abgeleitete Initiativen beschreiben den Weg zum definierten Ziel. Diese Initiativen werden gemeinsam mit der IT und den weiteren relevanten Stakeholdern entlang von Governance, Prozessen, Daten und Technologie definiert und in einem Aktionsplan festgehalten. Durch dieses Vorgehen wird klar, wo der grösste Veränderungsbedarf besteht. Dabei können sowohl disruptive Veränderungen als auch eine Evolution in kleineren Schritten zum Ziel sinnvoll sein, je nach Reifegrad und Veränderungsbereitschaft der Organisation.
Vorteile dieses Vorgehens
Schwachstellen in den Prozessen werden erkannt, bevor die neue Systemlösung definiert wird, was einen reibungslosen Übergang zu Best Practice sicherstellt und die Transparenz der Prozesse erhöht.
Mit diesem Ansatz lässt sich die digitale Transformation frühzeitig planen, im Unternehmen verankern und nachhaltig gestalten. Die Finanzfunktion wird neu ausgerichtet und die vorhandenen Ressourcen können dank effizienterer Prozesse und weniger manuellen Aufgaben mehrwertschöpfend eingesetzt werden.
In welchem Stadium dieser Transformation befinden Sie sich? Ist Ihre Finanzfunktion bereits ein wertvoller Geschäftspartner innerhalb der Organisation? Lassen Sie uns wissen, was Sie aktuell beschäftigt. Wir stehen Ihnen gerne für Diskussionen zur Verfügung und helfen Ihnen, die kleinen und grossen Herausforderungen ins grosse Ganze ein
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