Die Lohnbuchhaltung legt Ihnen nicht selten knifflige Pflichten auf. Wie verfahren Sie zum Beispiel korrekt mit Geschäftsautos, Langzeitabsenzen oder Quellensteuern? Hier sechs übliche Stolpersteine aus dem Payrollalltag und unsere Tipps und Tricks, um diese gekonnt zu umgehen.
1. Geschäftsautos ohne Aufrechnungen vermerken
Sind Ihre Mitarbeiter regelmässig für Ihr Unternehmen unterwegs, etwa als Monteure, Servicetechniker oder Verkäufer im Aussendienst, können Geschäftsautos sinnvoll sein. Diesen finanziellen Vorteil müssen Sie in der Lohnbuchhaltung berücksichtigen und auf dem Lohnausweis deklarieren. Bescheinigen Sie den Anteil Aussendienst in Ziffer 15. So helfen Sie Ihren Mitarbeitern, Aufrechnungen für den Arbeitsweg zu verhindern.
2. Zeit richtig erfassen
In der Schweiz herrscht seit vielen Jahren eine Zeiterfassungspflicht. 2016 wurden gesetzliche Änderungen beschlossen, wonach Mitarbeiter mit Gestaltungsfreiraum ihre Arbeitszeit vereinfacht oder unter den in der Arbeitsgesetzverordnung festgelegten Voraussetzungen überhaupt nicht erfassen müssen. Hier sollten Sie für Ihr KMU eine pragmatische und dennoch rechtssichere Lösung finden.
3. Quellensteuern abrechnen
In der Schweiz gibt es so viele Wegleitungen zur Quellensteuer wie Kantone. Die Unterschiede sind weit mehr als marginal. Diese Komplexität wird dadurch verstärkt, dass sich der Steuerbereich ständig weiterentwickelt. Sie als Arbeitgeber müssen die Bestimmungen in allen Kantonen, in denen Sie Löhne abrechnen, detailliert kennen und wesentliche Veränderungen voraussehen.
4. Lohnart der korrekten Lohnausweisziffer zuordnen
Der Lohnausweis stellt ein wichtiges Schriftstück im Geschäftsverkehr dar. Sie als Arbeitgeber erstellen jedes Jahr gleich mehrere davon. Ihre Mitarbeiter und die Steuerbehörden vertrauen darauf, dass die Lohnausweise korrekt sind. Dazu müssen Sie die Lohnarten Ihrer Software der korrekten Lohnausweisziffer zuordnen. Mit der «Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung» und den «Fragen und Antworten zum Lohnausweis (LA)» der Schweizerischen Steuerkonferenz haben Sie praktische Hilfsmittel zur Hand.
5. Kündigungen während Krankheit der Mitarbeiter
Eine Kündigung rechtssicher, transparent und fair durchzuführen, ist in der Praxis nicht immer einfach. Ist ein Mitarbeiter krankheitsbedingt abwesend, können Sie ihm erst nach Ablauf der Sperrfristen gemäss Obligationenrecht (OR) kündigen. Wird er hingegen während der Kündigungsfrist krank, so läuft die Frist erst weiter, wenn er wieder arbeitsfähig ist – oder nach Ablauf der erwähnten Sperrfristen gemäss OR. Sie müssen also nicht nur die rechtlichen Rahmenbedingungen respektieren, sondern auch richtig kommunizieren.
6. Tod eines Mitarbeiters
Der Tod eines Mitarbeiters ist tragisch und emotional schwierig. Als erstes stehen Beileidsbekundungen, Blumen für die Beerdigung oder Traueranzeigen an. Hinzu kommen Tücken in der personalrechtlichen Bearbeitung, denn Sie müssen den Vorfall korrekt in der Lohnbuchhaltung abwickeln. Zunächst brauchen Sie Klarheit darüber, wer genau den Lohnnachgenuss erhält. Den Hinterbliebenen sollten Sie eine Rentenbescheinigung über den (in vielen Fällen von Sozialversicherungsbeiträgen befreiten) Lohnnachgenuss ausstellen ausser sie nehmen die Info als Bemerkung auf den Lohnausweis unter Ziffer 15.
