Aufgrund der COVID-19-Situation setzen sich die Unternehmen vermehrt mit dem Thema Home-Office auseinander. Heikel wird die Sachlage, wenn Mitarbeitende mit Wohnsitz im Ausland (namentlich Grenzgänger) davon betroffen sind.
In diesem Blog möchten wir Sie auf die steuerrechtlichen Problematiken aufmerksam machen, die entstehen, wenn Sie Ihren Grenzgängern mit Wohnsitz in Deutschland Home-Office erlauben. Dabei müssen Sie sowohl die individuelle Steuerpflicht des Mitarbeitenden als auch das Risiko der Begründung einer Betriebsstätte und die damit verbundene Firmensteuer- und Dokumentationspflicht beachten. Denn was während der Sondermassnahmen zur Eindämmung des Virus ohne sozialversicherungs- und einkommenssteuerrechtliche Konsequenzen möglich war, müssen Sie genauer anschauen, sobald sich die Lage normalisiert.
Verständigungsvereinbarung mit Deutschland (COVID-19)
Am 11. Juni 2020 haben die Schweiz und Deutschland im Rahmen von COVID-19 eine zeitlich beschränkte Konsultationsvereinbarung abgeschlossen. Darin halten die beiden Länder fest, dass pandemiebedingtes Home-Office für die Mitarbeitenden keine Auswirkungen auf die Besteuerung hat. Konkret heisst es, dass Tage, für die Arbeitslohn bezogen wird und die Grenzgänger nur aufgrund der COVID-19-Massnahmen am Wohnsitz verbracht haben, als am Arbeitsort verbrachte Tage betrachtet werden. Die Auswirkungen für den Arbeitgebenden wurden bisher nicht thematisiert. Die aktuelle Verlängerung der Verständigungsvereinbarung wird mindestens bis zum 31. März 2022 nicht gekündigt.
Die Grenzgängereigenschaft entfällt, wenn pro Kalenderjahr 60 Nicht-Rückkehrtage überschritten werden. Tage, die Mitarbeitende aufgrund von COVID-19 im Arbeitsstaat ohne Rückkehr ins Heimatland (z. B. vom Arbeitgebenden übernommene Hotelübernachtungen) verbringen, zählen nicht als Nicht-Rückkehrtage. Die Anzahl Nicht-Rückkehrtage wird für den übrigen Zeitraum des Kalenderjahres proportional gekürzt (60/366 * x). Damit diese Kürzung korrekt vorgenommen werden kann, müssen Sie als Arbeitgebender den Zeitraum (x) in schriftlicher Form bestätigen. Mit der Ergänzung zur Verständigungsvereinbarung vom 27. November 2020 (Ziffer 6) wurde jedoch präzisierend vereinbart, dass eine solche Bescheinigung über den Ort der Arbeitsausübung respektive Arbeitsunterbrechung mit Lohnfortzahlung von Grenzgängern nicht für die COVID-19 Nicht-Rückkehrtage , sondern nur für die «normalen», z.B. aufgrund einer arbeitsvertaglichen Regelung, Nicht-Rückkehrtage erforderlich ist.
Begründung einer Betriebsstätte
Am 27. April 2021 wurde eine weitere Ergänzung zur Konsultationsvereinbarung vom 11. Juni 2020 unterzeichnet und publiziert. In der darin enthaltenen zusätzlichen Ziffer 7 wird explizit bestätigt, dass Mitarbeitende, die ihre Tätigkeit nur als Folge der COVID-19 Massnahmen von ihrem Wohnsitz im Ansässigkeitsstaat ausüben, keine Betriebsstätte des Arbeitgebenden im Sinne von Artikel 5 des Doppelbesteuerungsabkommens begründen.
Nichtsdestotrotz müssen weitere Aspekte wie z. B. zwingende arbeitsrechtliche Bestimmungen des Wohnsitzstaates bei physischer Tätigkeit ebenfalls berücksichtigt werden, welche in diesem Blog nicht ausgeführt wurden.
Gut vorbereitet, besser gewappnet
Das Risiko einer ausländischen Betriebsstätte wurde mit dieser neuen Ergänzung zur Konsultationsvereinbarung zwar im Zusammenhang mit der Pandemie geklärt, es bleibt jedoch bei Home-Office aus anderen Gründen (vertraglich vereinbart, auf Wunsch des Mitarbeitenden etc.) weiterhin präsent. Als Konsequenz entsteht ein kostentechnischer und administrativer Aufwand weit über die Fiskalabgaben hinaus, weshalb Ihnen als Arbeitgebenden Zurückhaltung bei der Bewilligung von Home-Office im Ausland – insbesondere für Grenzgänger – empfohlen wird. Um auf Anfragen von Behörden reagieren zu können, sollten Sie alle Umstände prüfen und Fakten dokumentieren. Übrigens: Die sozialversicherungsrechtlichen Bestimmungen können von der steuerlichen Beurteilung abweichen. Sie müssen diese daher separat beurteilen.
