HR-Update – Neuerungen 2020/2021

Steuern

Quellensteuerrevision 2021

Die revidierte Fassung der Quellensteuerverordnung (QStV)¹ wurde am 11. April 2018 publiziert. Das «Kreisschreiben 45»² folgte am 12. Juni 2019. Beides tritt zusammen mit dem bereits im Dezember 2016 verabschiedeten Gesetz am 1. Januar 2021 in Kraft. Nachfolgend haben wir die wichtigsten Änderungen für Sie zusammengefasst:

• Als Arbeitgeber müssen Sie mit jedem einzelnen Kanton abrechnen (sofern quellensteuerpflichtige Mitarbeitende im entsprechenden Kanton wohnen).
• Es gibt neue sowie inhaltlich vereinheitlichte Tarifcodes. Hingegen entfällt beispielsweise der Tarifcode D für die Arbeitgeber.
• Teilzeitpensen sind zur Satzbestimmung hochzurechnen, wenn der Mitarbeitende mehrere Erwerbstätigkeiten oder Ersatzeinkünfte hat.
• Hochrechnungen sind im Monatsmodell wie bisher bei untermonatigen Ein- und Austritten durchzuführen, allerdings mit einer einheitlichen Berücksichtigung der Tage.
• Für die Besteuerung des 13. Monatslohnes gibt es sowohl im Monats- als auch im Jahresmodell unterschiedliche Bestimmungen. Ganz gleich, ob Sie mit oder ohne Elektronischem Lohnmeldeverfahren ELM 5.0 Standard arbeiten.
• Zahlungen nach Verlassen der Schweiz oder vor Zuzug in die Schweiz werden vereinheitlicht und bezüglich Berechnung präzisiert.
• Die Ausscheidung von Arbeitstagen im Ausland bei dortiger Ansässigkeit wird einheitlich geregelt.
• Für verschiedene Verfahren seitens der Arbeitgebenden und Arbeitnehmenden wie beispielsweise die nachträgliche ordentliche Veranlagung oder die Korrekturberechnung gelten geänderte Kriterien.

Mit der Vereinheitlichung sind verschiedenste Anpassungen in der Lohnsoftware notwendig. Sie als Arbeitgebende müssen weiterführende Informationen von Ihren Mitarbeitenden einholen. Damit Sie für den ersten Lohnlauf 2021 alles korrekt berechnen können, müssen Sie die Vorbereitungsarbeiten vorher abgeschlossen haben.

Die Unternehmen sind gut beraten, so schnell wie möglich einen Aktionsplan zu definieren. Aktuelles und Wissenswertes für die Praxis finden Sie in unserem Treuhandblog, auf unserer Website oder an einem passenden Fachseminar.

Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises

Leider liegt die aktualisierte Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises noch nicht vor. Es ist eine Anpassung des Formulars für Lohnausweise 2021 zu erwarten. Ansonsten sind nur kleinere Angleichungen vorgesehen.

Kurzarbeitsentschädigung

Aufgrund des summarischen Verfahrens lässt sich die Kurzarbeitsentschädigung (KAE) nicht einzelnen Mitarbeitenden zuordnen. Deshalb wickeln die Unternehmen die Entschädigungen nicht immer über ihre Lohnbuchhaltung ab. Zwar wird gewünscht, dass die KAE in Ziffer 7 des Lohnausweises reflektiert wird. Das ist jedoch nicht in allen Fällen ohne Mehraufwand möglich. Als pragmatische Lösung empfehlen wir Ihnen, den folgenden Hinweis unter Ziffer 15 «Bemerkungen» – allenfalls zusammen mit der Periode – zu platzieren: «Mitarbeiter war im 2020 von Kurzarbeit betroffen». Bildet Ihre Lohnbuchhaltung die KAE ab, empfehlen wir die Entschädigungen in Ziffer 7 (und in Ziffer 1 als Minusposition im Sinn einer Kürzung des Lohnes) auszuweisen.

COVID-19

Home-Office Grenzgänger und Bescheinigung der Dauer der Massnahmen

Grundsätzlich ändert sich nichts an der Besteuerung von Grenzgängern durch COVID-19-bedingtes Home-Office. Die Schweiz hat dazu entsprechende Verständigungsvereinbarungen mit Deutschland, Frankreich, Fürstentum Liechtenstein und Italien unterzeichnet. Sie müssen jedoch beachten, dass diese Vereinbarungen vertraglich vereinbarte Home-Office-Tage explizit ausschliessen.

Für Sie als Arbeitgebende sind weitere Pflichten entstanden. So verlangen insbesondere die Vereinbarungen mit dem Fürstentum Liechtenstein und Deutschland eine Bestätigung über den Zeitraum, in dem Massnahmen zur Bekämpfung von COVID-19 (insbesondere angeordnetes Home-Office) getroffen wurden. In dieser Bescheinigung müssen Sie die unten aufgeführten Tage deklarieren (nicht abschliessend). Sie sind daher gut beraten, sich bereits heute darauf vorzubereiten.

• Arbeitstage im Home-Office aufgrund einer arbeitsvertraglichen Regelung
• Arbeitstage oder Tage zu Hause mit Lohnfortzahlung aufgrund der COVID-19-Massnahmen
• Tage, an denen Mitarbeitende aufgrund der COVID-19-Massnahmen in der Schweiz verblieben sind (ohne Rückkehr ins Heimatland)

Berufskostenabzüge/Aussendiensttage

Die Regelungen der Berufskosten im Zusammenhang mit COVID-19 sind kantonal sehr unterschiedlich. Im Kanton Zürich können voraussichtlich unselbstständig Erwerbende in der Steuererklärung 2020 ihre Berufskosten gleich geltend machen, wie sie ohne COVID-19 angefallen wären. Diese Kosten werden auch nicht gekürzt. Ein Abzug von Home-Office-Kosten wird ausgeschlossen. Die pandemiebedingten Home-Office-Tage haben im Kanton Zürich keine Auswirkungen auf die Bescheinigung der Aussendiensttage für Mitarbeitende mit Geschäftsfahrzeugen; in anderen Kantonen jedoch schon. Da der Lohnausweis ein Dokument mit bundesweiter Gültigkeit ist, empfehlen wir der Einfachheit halber, auch COVID-19-bedingte Home-Office-Tage als solche zu berücksichtigen und den Aussendienstanteil gemäss der Mitteilung «Neuerungen bei der Ausfertigung des Lohnausweises ab 1. Januar 2016: Deklaration des Anteils Aussendienst bei Mitarbeitenden mit Geschäftsfahrzeug» der Eidgenössischen Steuerverwaltung ESTV zu berechnen und auf dem Lohnausweis auszuweisen. Es sei denn, Sie bestätigen eine Pauschale.

¹ «Verordnung des EFD über die Quellensteuer bei der direkten Bundessteuer»

² «Quellenbesteuerung des Erwerbseinkommens von Arbeitnehmern»

Sozialversicherungen

Teilrevision Familienzulagengesetz

Das Parlament hat am 19. September 2019 die Änderung des Familienzulagengesetzes (FamZG) beschlossen. Am 1. August 2020 ist es rechtswirksam geworden. Die Revision betrifft drei Punkte:

• Ausbildungszulagen für Jugendliche werden bereits ab Vollendung des 15. Lebensjahres (bisher 16.) ausgerichtet, sofern sie sich in nachobligatorischer Ausbildung befinden.
• Arbeitslose Mütter, die eine Mutterschaftsentschädigung beziehen, haben in dieser Zeit Anspruch auf Familienzulagen, sofern kein Anspruch auf ein Taggeld der Arbeitslosenver-sicherung besteht.
• Für die Gewährung von Finanzhilfen an Familienorganisationen wurde eine gesetzliche Grundlage geschaffen.

Vaterschaftsurlaub

Das Schweizer Stimmvolk hat die Vorlage für einen bezahlten, zweiwöchigen Vaterschaftsurlaub am 27. September 2020 eindeutig angenommen. Daraus resultieren diverse Anpassungen in verschiedenen Bundesgesetzen, die am 1. Januar 2021 in Kraft treten. Informationen zu Anspruchsvoraussetzungen, Entschädigung und Finanzierung finden Sie in unserem Themenblog.

Als Arbeitgebende sollten Sie über die konkrete Umsetzung nachdenken. Die Anpassungen können die folgenden Bereiche betreffen:

• Der neue Lohnprozentsatz (AHV/IV/EO-Abzug von 5.30% ab dem 1. Januar 2021) sowie die Lohnfortzahlung während des Vaterschaftsurlaubs. Sie müssen diese korrekt in Ihrer Lohnbuchhaltung und in Ihren Umsystemen hinterlegen.
• Prüfen Sie Ihre Reglemente und Arbeitsverträge, falls Sie bislang noch einen kürzeren oder gar keinen Vaterschaftsurlaub gewährt haben.
• Ihr Zeiterfassungssystem benötigt eine neue oder angepasste bezahlte Absenzenart.

Sozialversicherungsunterstellung bei COVID-19-Massnahmen

Grundsätzlich ändert sich die Sozialversicherungsunterstellung aufgrund der Massnahmen zur Bekämpfung von COVID-19 nicht. Allerdings gibt es auch keine europaweite Frist für die flexible Anwendung der Unterstellungsregeln.

Wenn Sie Grenzgänger aus Deutschland, Frankreich, Italien, Österreich und Liechtenstein beschäftigen, besteht derzeit kein Handlungsbedarf. Denn die Vereinbarung ist bis zum 30. Juni 2021 gültig. Trotzdem sollten Sie die betroffene Personalgruppe im Auge behalten und sich allenfalls mit Änderungen der Richtlinien zu Home-Office auseinandersetzen, falls Sie eine Ausdehnung von Home-Office auf die Zeit nach COVID-19 in Betracht ziehen. Dabei unterstützen wir Sie gerne. Denn neben steuer- und sozialversicherungsrechtlichen Themen müssen Sie Rechtsgebiete wie zwingendes Arbeitsrecht im Wohnsitzstaat und andere berücksichtigen. 

Unterstützung von betreuenden Angehörigen

Das neue Bundesgesetz zur Unterstützung von betreuenden Angehörigen tritt in zwei Etappen per 1. Januar 2021 und per 1. Juli 2021 in Kraft.

Die erste Etappe regelt die kurzzeitigen Abwesenheiten, wenn Ihre Mitarbeitenden kranke oder verunfallte Angehörige betreuen. Gemäss Schweizerischem Obligationenrecht (OR) steht dazu pro Fall ein bezahlter Urlaub von maximal drei Tagen zur Verfügung – begrenzt auf maximal zehn Tage pro Jahr. Falls nicht schon geschehen, müssen Sie eine entsprechende Absenzenart in Ihrer Zeiterfassung eröffnen.

Die zweite Etappe umfasst einen bezahlten Urlaub von 14 Wochen für die Betreuung von schwerkranken oder verunfallten Kindern. Dieser kann tageweise oder am Stück innerhalb von 18 Monaten bezogen werden. Auch hier sollten Sie Ihre Zeiterfassung überprüfen und die korrekte Verarbeitung in der Lohnbuchhaltung sicherstellen.

Weitere Informationen zu den Betreuungsgutschriften der AHV, der Hilflosenentschädigung, des Intensivpflegezuschlags sowie der Korrektur der Ergänzungsleistungen entnehmen Sie unserem Themenblog.

Verordnungsänderung berufliche Vorsorge

Im Bereich der beruflichen Vorsorge wurden einige Verordnungen punktuell angepasst und auf den 1. Oktober 2020 in Kraft gesetzt. Die Hauptänderungen betreffen:

• Die Anpassung des technischen Zinssatzes. Dieser war zu hoch angesetzt.
• Die Kürzung oder Verweigerung von Leistungen an Begünstigte, die den Tod einer versi-cherten Person vorsätzlich herbeiführen.
• Anpassungen beim Vorsorgeausgleich bei Scheidungen im Rentenalter.
• Die steuerliche Abzugsberechtigung für Beiträge an anerkannte Vorsorgeformen.

Genaueres zu diesen Änderungen erfahren Sie in unseren Themenblogs (Teil I und Teil II).

Im Weiteren wurden die neuen Grenzbeträge veröffentlicht, die Sie ab dem 1. Januar 2021 berücksichtigen müssen:

• Minimale AHV/IV-Rente: 1195 CHF
• Maximalrente (bei voller Beitragsdauer): 2390 CHF
• Mindestbeiträge für Selbstständigerwerbende/Nichterwerbstätige: 503 CHF
• Freiwillige AHV/IV: 958 CHF
• Eintrittsschwelle: 21'510 CHF
• Minimal koordinierter Lohn: 3585 CHF
• Koordinationsabzug (Jahresbetrag): 25'095 CHF
• Obergrenze Jahreslohn: 86'040 CHF

Arbeits- und Ruhezeiten

Am 18. September 2020 hat der Bundesrat eine Anpassung der Verordnung zum Arbeitsgesetz (ArGV 1) beschlossen. Diese trat am 1. November 2020 in Kraft. Neu wird beispielsweise die anzurechnende Arbeitszeit der Hin- und Rückreise auf Dienstreisen oder die Definition der Arbeitswoche präzisiert. Ausserdem gibt es neue Bestimmungen zur Sonn- und Feiertagsarbeit sowie zur obligatorischen medizinischen Untersuchung bei Nachtarbeit. Die Details lesen Sie im entsprechenden Themenblog.

Wir empfehlen Ihnen zu prüfen, inwieweit sich diese Anpassungen auf Ihren Geschäftsalltag auswirken und ob Sie allenfalls Ihr Zeiterfassungssystem, Ihre Arbeitsverträge oder Reglemente anpassen müssen.

Pensionskassenreglemente

Der Bundesrat hat am 29. Januar 2020 beschlossen, die Reform der Ergänzungsleistungen (EL-Reform) auf den 1. Januar 2021 in Kraft zu setzen. Im Weiteren dürften die neuen Verordnungen über die Überbrückungsleistungen für ältere Arbeitslose (ÜLV) ab dem 1. Juli 2021 wirksam werden. Deshalb sollten Sie Anpassungen in Ihrem Pensionskassenreglement ins Auge fassen.

Weitere Bestimmungen, die nächstes Jahr in Kraft treten, könnten sich auf Ihre Personallösungen auswirken, etwa die Anpassung des Familienzulagengesetzes hinsichtlich Lastenausgleichs. Diese Neuerungen verfolgen wir detailgenau und informieren Sie darüber laufend auf unserem Treuhandblog.

In eigener Sache

Outsourcing von Payroll-Dienstleistungen

Für unser Outsourcing von Payroll-Dienstleistungen können wir den Attest ISAE 3402, Typ II, des Prüfstandards «International Standard for Assurance Engagements» vorlegen. Er gilt für das Kalenderjahr 2020 und ist jeweils im Juli des Folgejahres verfügbar.

Mit dieser Bescheinigung geben wir Ihnen als Verantwortungs- und Entscheidungsträger die Sicherheit, dass unsere Payroll-Outsourcing-Dienstleistungen über ein adäquates internes Kontrollsystem verfügen und alle relevanten Geschäftsprozesse überwachen. Der Bericht Typ II bestätigt, dass wir alle erforderlichen Kontrollen etabliert und über einen definierten Zeitraum umgesetzt haben. 

Am besten übermitteln Sie Ihrer Revisionsstelle unser ISAE-Attest. Das kann die Planung unterstützen und die Kosten der Revision positiv beeinflussen. Denn die Prüfhandlungen lassen sich im Zusammenhang mit der ausgelagerten Lohnbuchhaltung reduzieren. Gerne stellen wir das Dokument auf Anfrage zu und beantworten Ihre Fragen.

Support vor Ort

Sollten Sie im Fall von kurz- oder längerfristigen Abwesenheiten wie Mutterschaftsurlaub, Krankheit, Unfall oder Fluktuation Unterstützung bei der Payroll-Verarbeitung brauchen, gehen wir Ihnen gerne vor Ort zur Hand. Je nach Stellenprofil bieten wir jemanden aus unseren Spezialistenteams auf. Diese Person erledigt im Rahmen eines Personalverleihs die Payroll-Verarbeitung oder unterstützt Ihre Payroll-Verantwortlichen vor Ort.

Abacus-Lohnsoftware

Sollten Sie in der Lohnbuchhaltung mit der Abacus Business Software arbeiten, zeigen wir Ihnen auf Wunsch, wie Sie Ihre Lohnverarbeitung effizienter gestalten. Zum Beispiel mit entsprechenden Lohnarten, Tabellen und Automatisierungen oder mit Schnittstellen ins Umsystem.

Zu sämtlichen oben genannten Themen stehen Ihnen unsere Experten gerne persönlich zur Verfügung. Wir freuen uns, von Ihnen zu hören.