HR-Update Neuerungen 2023/2024

Lohnausweis und Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises

Es wurde eine aktualisierte Version der Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises sowie der zugehörigen Fragen und Antworten (FAQ) für 2024 publiziert. Die Wegleitung beinhaltet lediglich eine Ergänzung betreffend Energiekosten beim Privatgebrauch eines Geschäftsfahrzeugs, die strukturelle Anpassung bei den Spesen und eine Ergänzung zur Deklaration der Erwerbsausfallentschädigungen. Die Version per 1. Januar 2023 ist jedoch relevant für die Erstellung der aktuellen Lohnausweise. 

Homeoffice-Tage

Homeoffice-Tage müssen nach wie vor nicht im Lohnausweis deklariert werden. Gerade im internationalen Kontext, beispielsweise bei Grenzgänger:innen und internationalen Wochenaufenthalter:innen legen wir Ihnen eine exakte Dokumentation (z.B. Reisekalendarium) jedoch trotzdem nahe. Einerseits wird das künftig in gewissen Fällen (siehe «Telearbeit: Zusatzabkommen zum Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) mit Frankreich») den Steuerbehörden übermittelt werden müssen, andererseits sind Sie als Arbeitgebende dazu verpflichtet, die Sozialversicherungsunterstellung korrekt zuzuordnen. Auch für die die Ausscheidung von ausländischen Arbeitstagen in der Abwicklung der Quellensteuern müssen diese Daten vorliegen. Gerne können wir Sie individuell bei dieser Thematik unterstützen.

Telearbeit: Zusatzabkommen zum Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) mit Frankreich

Französischen Grenzgänger:innen wurde bereits ab dem 1. Januar 2023 mittels Verständigungsvereinbarungen ermöglicht, bis zu 40% ihrer Tätigkeit im Homeoffice in Frankreich in Form von Telearbeit auszuüben, ohne dass dies einen Einfluss auf die Quellenbesteuerung oder den Grenzgängerstatus in der Schweiz hat. Diese Verständigungsvereinbarungen bleiben nun bis spätestens am 31. Dezember 2024 in Kraft – bis sie vom neuen Zusatzabkommen abgelöst werden. Der Bundesrat hat die Botschaft zur Genehmigung und Umsetzung des Zusatzabkommens am 22. November 2023 verabschiedet. Auch das neue Zusatzabkommen sieht einen prozentualen Anteil von maximal 40% der Arbeitszeit pro Kalenderjahr im Homeoffice vor. Das neue Zusatzabkommen sieht unter anderem vor, dass ein Informationsaustausch zwischen den beiden Staaten durchgeführt wird. Dies geschah bereits bis anhin, neu ist jedoch, dass die Anzahl Homeoffice- Tage oder die Homeoffice-Quote in Prozent bekannt gegeben werden muss. Damit das übermittelt werden kann, müssen Arbeitgebende diese Information dem Steueramt bereitstellen. Daher wird ein entsprechender Reisekalendarium für diese Mitarbeitenden unumgänglich sein.

Neues Grenzgängerabkommen mit Italien

Das neue Grenzgängerabkommen, welches bereits am 17. Juli 2023 in Kraft getreten ist, wird ab dem 1. Januar 2024 angewendet. Dies wird einige Neuerungen für die betroffenen Arbeitgebenden in den Kantonen Tessin, Graubünden und Wallis mit sich bringen wie die Unterscheidung zwischen «bestehenden» und «neuen» Grenzgänger:innen. Diese muss durch die Arbeitgebenden bestimmt werden.

Bei den «bestehenden» Grenzgänger:innen handelt es sich um solche, die bereits zwischen dem 31. Dezember 2018 und dem 17. Juli 2023 in den erwähnten Kantonen gearbeitet haben. Diese Grenzgänger:innen werden weiterhin vollständig in der Schweiz besteuert, zu den ordentlichen Quellensteuer-Tarifen anstelle des Tarifcodes F.

«Neue» Grenzgänger:innen, sind jene die frühestens ab dem 17. Juli 2023 in der Schweiz angestellt sind und ihren Wohnsitz in Italien weniger als 20 Kilometer von der Grenze entfernt haben. Im Gegensatz zu den «bestehenden» Grenzgänger:innen wird bei ihnen nur 80% ihres Schweizer Einkommens in der Schweiz besteuert. Dies geschieht mittels neuer Tarifcodes (R, S, T, U und V). Sie werden zusätzlich in Italien besteuert, wodurch eine Doppelbesteuerung vermieden wird.

Noch unklar ist, ob es für die maximal 45 Nichtrückkehrtage analog Frankreich, auch entsprechende Formulare (Bescheinigung des Arbeitgebenden über die Nichtrückkehrtage) geben wird. Es ist auch diesbezüglich ratsam, die Reisetage zu dokumentieren. Grenzgänger;innen können maximal 25 Prozent ihrer Beschäftigung im Modus der Telearbeit ausüben, ohne dass dies zu einer Änderung des Grenzgängerstatus nach dem Grenzgängerabkommen 2020 führt.

Naturalbezüge

Die Beträge bezüglich Bewertung von Verpflegung und Unterkunft von Unselbstständigerwerbenden bleiben für das Jahr 2024 unverändert.

Quellensteuertarife 2024

Die Eidgenössische Steuerverwaltung (ESTV) hat am 16. Oktober 2023 die neuen Quellensteuertarife (direkte Bundessteuer) für das Steuerjahr 2024 publiziert. Diverse Abzüge werden in der Folge der kalten Progression leicht erhöht:

Ausserdem wird der Medianwert der effektiven Lohneinkünfte von CHF 5’675 auf CHF 5’725 pro Monat erhöht. Dieser lehnt sich an den durchschnittlichen Medianwert des unselbstständigen Einkommens pro Person (Männer und Frauen) an. Die Kantone können die Tariffestlegung des satzbestimmenden Einkommens des anderen Ehegatten für den Tarifcode C frei festlegen.

Telearbeit: «Framework Agreement»

Das «Framework Agreement» wurde auf europäischer Ebene zusammen mit der Schweiz ausgearbeitet, da sich Homeoffice inzwischen etabliert hat und ist die Nachfolgeregelung der flexiblen Anwendung der Unterstellungsregeln, welche bis zum 30. Juni 2023 galt. Es ermöglicht Grenzgänger:innen einen Homeoffice-Anteil zwischen 25% und bis zu 49.9%, ohne dass sich an der Sozialversicherungsunterstellung etwas ändert – jedoch nur unter gewissen Voraussetzungen:

• Die betroffenen Staaten (Sitzstaat des Arbeitgebenden und Wohnsitzstaat des Mitarbeitenden) müssen beide das «Framework Agreement» unterzeichnet haben
• Die betroffenen Grenzgänger:innen müssen unter das Freizügigkeitsabkommen bzw. das EFTA-Übereinkommen fallen
• Die Definition von «Telearbeit» muss erfüllt sein, d.h. es muss sich beim Homeoffice um Tätigkeiten handeln, die ortsunabhängig mittels Informationstechnologien ausgeübt werden können
• Die Mitarbeitenden dürfen nur einen einzigen Arbeitgebenden oder mehrere, dann aber im gleichen Mitgliedstaat, haben

Werden diese Kriterien nicht erfüllt, so kommt die reguläre EU-Verordnung respektive das EFTA-Übereinkommen zur Anwendung.

Sind die Voraussetzungen erfüllt und sowohl der Arbeitgebende als auch der Mitarbeitende mit der Anwendung einverstanden, benötigt es noch eine entsprechende A1-Bescheinigung, welche durch den Arbeitgebenden zu beantragen ist.

Weitere Informationen können unserem Blog entnommen werden und selbstverständlich beraten wir Sie auch gerne bei Ihren individuellen Fällen.

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Schrittweise Erhöhung des Rentenalters für Frauen

Die Reform zur Stabilisierung der Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHV 21) tritt per 1. Januar 2024 in Kraft. Die Umsetzung der schrittweisen Erhöhung des Rentenalters - neu bezeichnet als “Referenzalter” - für Frauen um jeweils drei Monate beginnt somit ab dem 1. Januar 2025 für den Jahrgang 1961. Weitere Versicherungsbereiche wie beispielsweise die berufliche Vorsorge sind davon betroffen. Arbeitgebende sollten demzufolge prüfen, welcher Handlungsbedarf diesbezüglich noch besteht. Dazu kann beispielsweise eine Überarbeitung des Mitarbeiterreglements oder -handbuches oder systemtechnische Anpassungen in der Lohnabwicklung gehören.

Weiterarbeit nach Erreichen des Referenzalters

Sollte der Arbeitnehmende die Erwerbstätigkeit nach Erreichen des Referenzalters von 65 Jahren weiterführen, besteht ab 2024 die Möglichkeit auf den Rentnerfreibetrag von aktuell CHF 16’800 zu verzichten. Dies, um mögliche Beitragslücken zu schliessen und die AHV-Rente zu verbessern (bis zur maximalen Rente). Arbeitnehmende müssen den Verzicht ihrem Arbeitgeber spätestens bei der Auszahlung des ersten Lohnes nach Erreichen des Referenzalters mitteilen.

Urlaub hinterlassener Elternteil

Verstirbt ein Elternteil unmittelbar nach der Geburt, so hat der andere Elternteil ab dem 1. Januar 2024 Anspruch auf einen längeren Mutter- respektive Vaterschaftsurlaub. Konkret bedeutet dies, dass beim Tod der Mutter innerhalb von 14 Wochen nach Geburt der Vater bzw. die Ehefrau der Mutter zusätzlich zum zweiwöchigen Vaterschaftsurlaub Anspruch auf einen 14-wöchigen Urlaub hat. Dieser Urlaub muss unmittelbar nach dem Todesfall ununterbrochen bezogen werden. Wird die Arbeit in dieser Zeit wieder aufgenommen, verfällt der verbleibende Anspruch. Wenn der Vater oder die Ehefrau der Mutter innerhalb von sechs Monaten nach der Geburt des Kindes stirbt, hat umgekehrt die Mutter Anspruch auf zusätzliche zwei Wochen Urlaub gemäß den Modalitäten des Vaterschaftsurlaubs.

BVG: Erhöhung Mindestzinssatz

Der Mindestzinssatz in der beruflichen Vorsorge wird per 1. Januar 2024 um 0.25% auf 1.25% erhöht. Dies wurde vom Bundesrat an seiner Sitzung vom 1. November 2023 beschlossen.

Grenzbeträge Berufliche Vorsorge (BVG)

Die Renten von AHV/IV (maximale jährliche AHV-Rente: CHF 29’400) – und damit auch die BVGGrenzbeträge – bleiben für das Jahr 2024 unverändert.

Outsourcing von Payroll-Dienstleistungen

Für unser Outsourcing von Payroll-Dienstleistungen können wir das Attest ISAE 3402 Typ II nach dem «International Standard of Assurance Engagements» vorweisen. Der jährliche Bericht liegt jeweils im Juli des Folgejahres vor. Auf Wunsch stellen wir aktuell gerne den Bericht von 2022 zur Verfügung.

Mit dieser Bescheinigung geben wir Ihnen als Verantwortungs- und Entscheidungsträger die Sicherheit, dass unsere Payroll-Outsourcing-Dienstleistungen über ein adäquates internes Kontrollsystem verfügen und dass alle relevanten Geschäftsprozesse überwacht werden. Dieser Prüfbericht bestätigt, dass wir alle erforderlichen Kontrollen etabliert und über einen definierten Zeitraum umgesetzt haben.

Übermitteln Sie Ihrer Revisionsstelle unser ISAE-Attest. Das kann die Planung der Revision unterstützen und die Kosten positiv beeinflussen, da sich Prüfhandlungen im Zusammenhang mit der ausgelagerten Lohnbuchhaltung reduzieren lassen. Gerne stellen wir Ihnen das Dokument auf Anfrage zu und beantworten Ihre Fragen.

Support vor Ort

Sollten Sie im Fall von kurz- oder längerfristigen Abwesenheiten wie Mutterschafts-/Vaterschafts-/Betreuungsurlaub, Krankheit, Unfall oder Fluktuation Unterstützung bei der Lohnverarbeitung benötigen, unterstützen wir Sie gerne vor Ort oder remote. Je nach Stellenprofil stellen wir Ihnen die passende Person unseres Lohnexpertenteams zur Seite. Im Rahmen eines Personalverleihs erledigt diese die Lohnverarbeitung vor Ort und unterstützt Ihre Payroll-Verantwortlichen je nach Bedürfnis.

Abacus-Lohnsoftware

Sollten Sie in der Lohnbuchhaltung die Abacus Business Software nutzen, zeigen wir Ihnen auf Wunsch, wie Sie Ihre Lohnverarbeitung effizienter gestalten können; zum Beispiel mit passenden Lohnarten, Tabellen, Automatisierungen oder Schnittstellen.

Individuelle Beratung rund um Arbeitgeberpflichten Wir sind immer up-to-date mit Neuerungen in den Bereichen Steuern, Sozialversicherungen, Immigration, Arbeitsrecht etc. und unterstützen Sie gerne bei Fragestellungen zu einzelnen Sachverhalten. Beispielsweise nehmen wir uns gerne Ihren Spezialfällen rund um Homeoffice, Telearbeit oder Workation im internationalen Kontext an und zeigen Ihnen die damit zusammenhängenden Arbeitgeberpflichten auf. Oder vielleicht haben Sie sich schon gefragt, ob Ihr Spesenreglement noch zeitgemäss ist – auch diesbezüglich bieten wir gerne Hand.