M365 im öffentlichen Sektor

Organisationen des öffentlichen Sektors möchten «moderne» Arbeitsplätze bieten. Im Zentrum dieser Bemühungen steht M365. Die Implementierung des Anwendungscockpits von Microsoft markiert den Anfang eines tiefgreifenden Wandels. Sie definiert die Art und Weise, wie Arbeit geleistet wird, neu und fördert eine Kultur der Innovation und Flexibilität. Die Einführung von M365 bedeutet für eine öffentliche Organisation weit mehr als eine technische Umstellung. Sie ist als Chance zu verstehen, den Arbeitsplatz umfangreich zu modernisieren und in der Unternehmenskultur und Mitarbeiterakzeptanz zu verankern.  

Die technische Implementierung von M365 ist tatsächlich nur die Spitze des Eisbergs. Der wahre Nutzen entsteht einer öffentlichen Organisation aus dem Mehrwert, den die Nutzenden daraus ziehen. Deshalb gilt ein effektives Change-Management als Kernstück jeder Umsetzungsstrategie. Allerdings unterschätzen Verantwortliche das Change-Management häufig. Ihnen fehlt die Erkenntnis, dass die Implementierung von M365 einen Prozess darstellt. Diese geht weit über die technische Erneuerung hinaus und erfordert eine umfassende strategische Planung, kulturelle Anpassungen und die Einbindung aller Ebenen der Organisation. Nur so entsteht eine transformative Wirkung. 

Im Mittelpunkt eines solchen Prozesses stehen menschliche Aspekte. Eine Organisation der öffentlichen Hand sollte ein umfassendes Change-Management-Programm entwickeln, das die Mitarbeitenden auf allen Ebenen begleitet und ihnen ihre Rolle in diesem Transformationsprozess vermittelt. Auf diese Weise wird die Implementierung von M365 zum Kultursprung: eine tiefgreifende Transformation der Arbeitskultur, getragen von Akzeptanz, Einbindung und Schulung. Ansonsten bleibt der Wunsch eines «modernen» Arbeitsplatzes reine Vision.

Die digitale Landschaft wandelt sich ständig. So ist es unerlässlich, dass eine öffentliche Organisation nicht nur neue Technologien einführt, sondern auch eine Kultur der Weiterentwicklung und Anpassung pflegt. In diesem Kontext markiert die Implementierung von M365 den Startschuss für eine evolutionäre Veränderung in der Art und Weise, wie Organisationen funktionieren und Mehrwert schaffen. Dazu braucht die Organisation frühzeitige und kontinuierliche Adoption, die sie vollständig in den Implementierungsprozess integriert. 

Kontinuierliche Adoption in der digitalen Transformation kommt einem Prozess gleich. Dabei führt eine Organisation aktiv und regelmässig neue Technologien, Abläufe und Verhaltensweisen ein, adoptiert und integriert sie. Dieser Prozess erstreckt sich über die Ersteinführung hinaus und umfasst kontinuierliches Lernen, Weiterbilden, Anpassen und Verbessern. Auf diese Weise hält die Organisation mit der schnelllebigen technologischen Entwicklung Schritt. Das gilt gerade für die Umsetzung von M365. Denn diese setzt nicht nur einen Meilenstein in der digitalen Transformation, sondern verkörpert zugleich den Beginn eines umfassenden organisatorischen Wandels.

Kontinuierliche Adoption erfordert unter anderem die folgenden Massnahmen:

• Regelmässige Schulungen und Weiterbildungen durchführen: Sie helfen den Mitarbeitenden, sich neuen Funktionen und Arbeitsweisen anzupassen, die mit M365 und dessen Updates eingeführt werden.
• Adaptive Unternehmenskultur fördern: Eine Kultur der Offenheit gegenüber Veränderungen unterstützt den Bildungswillen und die Akzeptanz.
• Ressourcen zugänglich machen: Mitarbeitende sollten leicht auf Hilfsmittel und Ressourcen zugreifen können, die sie bei der Nutzung neuer Technologien unterstützen.
• Regelmässig bewerten und Feedbacks geben: Kontinuierliches Feedback hilft den Mitarbeitenden, die Nutzung zu verstehen und gegebenenfalls anzupassen.
• Best Practices fördern: Werden Erfolgsbeispiele und effektive Anwendungsmethoden innerhalb der Organisation geteilt, kann das zu angemessenen und sicheren Praktiken im Umgang mit Daten führen.
• In den täglichen Arbeitsfluss integrieren: Neue Technologien sollten nahtlos in die Alltagsprozesse eingebunden werden, damit sie zur Normalität werden.

Durch die proaktive Förderung der Adoption von Anfang an bereiten Organisationen ihre Mitarbeitenden darauf vor, neue Innovationen und Funktionen geschickt zu adaptieren und in ihren täglichen Arbeitsprozess einzubinden. Dieses Vorgehen ist entscheidend, um sich auf KI-basierte Innovationen wie Microsoft Copilot vorzubereiten. Copilot nutzt KI, um die Produktivität und Effizienz zu optimieren. Die Anwendung lässt sich harmonisch in M365 einfügen und ermöglicht eine intuitive Anwendung der Programme. 

Um die Anforderungen einer erfolgreichen Adoptionsstrategie zu erfüllen, reichen sporadische Schulungen nicht aus. Organisationen der öffentlichen Hand brauchen eine offene Haltung gegenüber technologischen Neuerungen. Ausserdem müssen sie zielgerichteten Lernressourcen bereitstellen, um eine dauerhafte und wirksame Anwendung der Technologie zu gewährleisten. Wie Sie eine griffige Change-Management-Strategie entwickeln und adoptionsspezifische Massnahmen ergreifen, erfahren Sie von unseren Expert:innen.