Weil ein Bild mehr als tausend Worte sagt: Process Intelligence in der digitalen Prüfung

Process Intelligence in der digitalen Prüfung visualisiert reale Prozesse. So lassen sich Besonderheiten und Optimierungspotenzial freilegen.

Wie im richtigen Leben
Zur Erläuterung ein prototypisches Beispiel: Ein mittelständisches Unternehmen mit mehreren Standorten setzt ein zentrales ERP-System von SAP ein. Über die Jahre ist dieses gemeinsam mit dem Unternehmen gewachsen. So sind zahlreiche neue Arbeitsumgebungen und systemtechnische Ergänzungen entstanden. Das Resultat: Die wertschöpfungsrelevanten Prozesse sind heute nur noch teilweise bekannt, sowohl hinsichtlich der Nutzung an den jeweiligen Standorten als auch in Bezug auf Ausnahmen und Fehler.
Ein Prüfungsteam setzt üblicherweise stichprobenartige Belegprüfungen und die Untersuchung von Abweichungen ein. Dabei analysiert es, wo gebuchte Belege und Prozesse regelwidrig sein könnten und ob markante Verstösse vorliegen (z. B. Funktionstrennungskonflikte). Zudem stützt es auf Kenngrössen wie den Standardisierungsgrad (Nähe zum SAP-Standard) oder den Nutzungsgrad historischer Weiterentwicklungen ab.

Herkulesaufgabe Prüfsicherheit
Situationen wie oben beschrieben gehören für Wirtschaftsprüfende zum Tagesgeschäft. Allerdings stehen sie damit vor der anspruchsvollen Aufgabe, Daten in hoher Komplexität und Menge sowie nur lückenhaft bekannte Prozessketten zu prüfen und mit einer risikobasierten, objektiven Revision gleichzeitig maximale Prüfungssicherheit zu gewährleisten.

Von Anfang bis Ende intelligent
Bei der digitalen Prüfung ziehen die Prüfenden als Erstes alle relevanten Anwendungsdaten aus den ERP-Kernsystemen ab. Die Algorithmen ihrer Prüftools automatisieren und bewerten nun finanzrelevante Belege, identifizieren Geschäftsvorfälle, stellen kritische Zusammenhänge her und bereiten alles, was Prüfungsrelevanz hat, vor. Hier kommt Process Intelligence ins Spiel: Damit wird die gesamte Prozesslandschaft in Form von detaillierten End-to-End-Prozessen visualisiert. Das ermöglicht die lückenlose Untersuchung der buchhaltungsrelevanten Belege inklusive Konfiguration. Die Darstellung wird mit wenig Aufwand automatisch und vorlagenbasiert generiert und berücksichtigt sämtliche Beziehungen der Unternehmensbereiche. Der hohe Automatisierungsgrad solcher Prüfungstools liefert schnelle Antworten auf zentrale Prüfungsfragen, ohne dass man sich im Aufbau der Visualisierungsmodelle verliert.

Der Realität ins Auge blicken

Anders als das bisherige Stichprobenverfahren zeichnet eine Vollprüfung ein realitätsgetreues Abbild. Dieses lässt die Verantwortlichen Zusammenhänge schnell erkennen und legt den Prozesskontext frei. Es leuchtet Ausnahmen oder Unregelmässigkeiten aus und macht Abweichungen zu allem, was im internen Kontrollsystem (IKS) vorgesehen ist, sichtbar. Dieser Ansatz gewährt einen vollständigen und unverfälschten Blick auf alle wertschöpfungsprägenden Abläufe und erlaubt eine tatsächlich geschäftsprozessorientierte Prüfung.

Unter dem Strich
Die digitale Prüfung ist nicht neu. Sie untersucht die buchungsrelevanten Vorgänge, errechnet Kennzahlen und deckt Unregelmässigkeiten auf. Ein wahrer Quantensprung ist jedoch der Einsatz von Anwendungen mit Process Intelligence. Sie helfen, die tatsächlichen Unternehmensprozesse anhand von bewährten Vorlagen rasch zu visualisieren. Das schafft ein völlig neues Verständnis des realen Geschehens. Mit Process Intelligence unterstützen Prüfende ihre geprüften Unternehmen dabei, die Transparenz von gelebten Prozessen zu erhöhen, fakten- und datenbasiert zu entscheiden, ihre Prozessgestaltung zu optimieren und Potenzial gezielt auszuschöpfen.

Die Erstpublikation dieses Artikels erschien in der Handelszeitung (Ausgabe vom 29.09.2022).

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