Schrittweise hat der Bundesrat die «Covid-19-Verordnung besondere Lage» verschärft: Seit 18. Januar bis vorerst Ende April gilt eine Homeoffice-Pflicht. Was lange ungewiss war, ist nun klar: Während der Pandemie schuldet der Arbeitgeber den Arbeitnehmenden im Homeoffice keine Auslagenentschädigung etwa für Strom- oder Mietkosten.
Bundesrätliche Anordnung von Homeoffice während der besonderen Lage
Die Coronapandemie dauert nun schon ein Jahr an. Inzwischen arbeiten sehr viele Arbeitnehmende im Homeoffice. Lange war umstritten, wer welche Kosten zu tragen hat. Mit der Präzisierung der «Covid-19-Verordnung besondere Lage» herrscht vorerst Klarheit: Die Arbeitgeberinnen haben überall dort Homeoffice anzuordnen, wo dies aufgrund der Art der Aktivität möglich und mit verhältnismässigem Aufwand umsetzbar ist. Sie treffen zu diesem Zweck die geeigneten organisatorischen und technischen Massnahmen. Das bedeutet gleichsam, dass in Fällen, wo Homeoffice nicht ohne Weiteres möglich ist, dazu nach wie vor keine Pflicht besteht.
Weiter hält der Bundesrat ausdrücklich fest, dass für Arbeit im Homeoffice aufgrund der andauernden Pandemie den Arbeitnehmenden keine Auslagen geschuldet sind (Art. 10 Abs. 3 der Covid-19-Verordnung besondere Lage). Dies war aufgrund der geltenden Rechtslage lange umstritten und konnte nicht pauschal für alle Situationen einheitlich beantwortet werden.
Arbeitsgeräte, Material sowie Auslagen/Spesen
Gemäss Art. 327 OR hat die Arbeitgeberin den Arbeitnehmenden die nötigen Arbeitsmittel und Geräte für die Arbeit zur Verfügung zu stellen. Stellen die Arbeitnehmenden im Einverständnis mit der Arbeitgeberin ihr privates Arbeitsmaterial zur Verfügung, steht ihnen dafür eine angemessene Vergütung zu. Der Artikel 327 OR stellt kein zwingendes Recht dar. Es ist somit möglich, von dieser Bestimmung abzuweichen und im Arbeitsvertrag vorzusehen, dass die Arbeitnehmenden die entsprechenden Kosten (ganz oder teilweise) selbst tragen.
Grundsätzlich zwingend ist hingegen Art. 327a OR. Danach sind dem Arbeitnehmer die Auslagen/Spesen zu ersetzen, welche notwendigerweise bei der Arbeit anfallen. Zu denken ist insbesondere an Abonnementskosten für Telefon und Internet sowie Strom- und Heizkosten. Diese Regelung hat der Bundesrat nun bezüglich Auslagen im Homeoffice mittels Artikel 10 Absatz 3 der Covid-19-Verordnung besondere Lage vorübergehend ausser Kraft gesetzt. Wie die Gerichte diesen Aspekt beurteilen werden, bleibt abzuwarten.
In Zeiten ausserhalb der Pandemie können die Auslagen im Übrigen durch eine Spesenpauschale abgegolten werden. Dazu ist erforderlich, dass die durchschnittlichen effektiven Auslagen tatsächlich gedeckt werden. Es ist empfehlenswert, die Pauschale vorgängig von den Steuerbehörden und der AHV-Stelle bewilligen zu lassen. Bei fehlender Bewilligung könnte die monatliche Pauschale als Lohn versteuert werden.
Was gilt bei freiwilliger Arbeit im Homeoffice?
Die allfällige Zahlung und Bemessung einer solchen Pauschale hängt jedoch auch davon ab, ob die Arbeitnehmenden grundsätzlich weiterhin über einen angemessenen Arbeitsplatz im Betrieb verfügen und zu Homeoffice nur berechtigt oder aber dazu verpflichtet werden. Wer auf eigenen Wunsch im Homeoffice arbeitet, obwohl er die Arbeit im Betrieb der Arbeitgeberin erledigen könnte, hat keinen Anspruch auf Spesenersatz. Denn in diesem Fall erfolgt die Arbeit im Homeoffice freiwillig und nicht im Interesse der Arbeitgeberin.
Bisherige Praxis des Bundesgerichts
In diesem Zusammenhang ist auch das viel zitierte Urteil 4A_533/2018 vom 23. April 2019 zu verstehen, in welchem das Bundesgericht einem Arbeitnehmer eine Entschädigung für einen Teil seiner Mietkosten zusprach. Entscheidend war, dass in diesem Fall dem Arbeitnehmer kein Arbeitsplatz zur Verfügung stand, sodass er gar keine andere Möglichkeit hatte, als von zu Hause aus zu arbeiten. Zudem wurde das Arbeitszimmer des Arbeitnehmers auch als Archiv des Arbeitnehmers genutzt. Demgemäss war die private Arbeitsinfrastruktur für die Berufsausübung notwendig und nach Art. 327a OR erstattungspflichtig.
Nach der letzten Anpassung des Art. 10 Abs. 3 der Covid-19-Verordnung besondere Lage ist nun klar, dass dieser Bundesgerichtsentscheid sich nicht ohne Weiteres auf eine Homeoffice-Anordnung aufgrund behördlicher Empfehlungen übertragen lässt. Homeoffice-Arbeit wird aktuell nicht aus Mangel an Arbeitsplätzen, sondern zum Schutze der Gesundheit der Arbeitnehmenden empfohlen. Die Arbeitgeberin ist aktuell zwar verpflichtet, Homeoffice anzuordnen, die Arbeitnehmenden haben jedoch faktisch nach wie vor die Möglichkeit, (zumindest teilweise) am komplett eingerichteten Arbeitsplatz in der Firma zu arbeiten.
Ausblick in die Zukunft
Die Pandemie dauert weiter an und wir erleben eine sich stetig ändernde Rechtslage. Was sollte mit Blick darauf beachtet werden? Was gilt, wenn die aktuelle Bestimmung betreffend Kostentragung einmal nicht mehr in Kraft ist?
In den gesetzlichen Bestimmungen finden sich keine Regelungen zu Homeoffice. Daher ist es der Arbeitgeberin nicht möglich, im Rahmen ihres Weisungsrechts von den Arbeitnehmenden zu verlangen, (auch) von zu Hause aus zu arbeiten und damit Räumlichkeiten und die eigene Infrastruktur für die Arbeitgeberin zu verwenden. Umgekehrt haben die Arbeitnehmenden grundsätzlich keinen Anspruch darauf, im Homeoffice zu arbeiten.
Um zu beurteilen, ob und – falls ja – in welchem Umfang die Arbeitgeberin eine Entschädigungspflicht trifft, wird in erster Linie auf die vertragliche Vereinbarung abgestellt. Sofern eine solche fehlt, sind sämtliche Umstände des Einzelfalls zu berücksichtigen, wie z. B. die Dauer des Homeoffice, die Möglichkeit der Arbeitnehmenden, weiterhin im Büro zu arbeiten, die konkreten Einrichtungsverhältnisse der Arbeitnehmenden usw. Angesichts der aktuellen Situation und Rechtslage, aber auch vor dem Hintergrund der immer weiter fortschreitenden Digitalisierung und Flexibilisierung der Arbeitswelt, ist eine explizite Regelung dieser Fragen im Arbeitsvertrag bzw. im Reglement zu empfehlen.
Zu den wichtigsten Rahmenbedingungen gehören insbesondere folgende Punkte:
- Bereitschaft, Homeoffice zu leisten
- Art und Umfang der zu erledigenden Arbeit
- Arbeitszeit, Erreichbarkeit, Rapportierung
- Technische Einrichtung/IT-Sicherheit
- Datenschutz
- Kostenregelung für Geräte/Material sowie Auslagen
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