Daten: Dezentralisierung vs. Zentralisierung

Die Finanzfunktionen vieler Schweizer Konzerne sind – wie die Unternehmensgruppen an sich – eher dezentral organisiert: neue regulatorische Anforderungen werden häufig primär auf Ebene der Ländergesellschaften angegangen. Technologisch bedeutet das den Einsatz kleinerer, dedizierter Lösungen. So wird z. B. die Steuererklärung der Tochtergesellschaft in Frankreich von einem französischen Treuhänder gemacht und das polnische SAF-T Filing von der polnischen Tochter mit einer lokalen Software. 

Bisher war dieser Ansatz naheliegend und meist ausreichend. Mit der wachsenden Anzahl von Deklarations- und Reportingverpflichtungen stösst dieser Ansatz aber an Grenzen – besonders angesichts von zunehmend elektronischen Erklärungen und kürzeren Einreichungsfristen. Dazu kommen Reportings auf Gruppenstufe oder über die ganze Lieferkette, wie CbC-R, Pillar 2 oder auch im ESG-Bereich. 

Auf Applikationsebene führt dies zu Reibungsverlusten: Insellösungen skalieren nicht und der Wartungsaufwand steigt. Dazu kommt, dass die Risiken auf Datenebene steigen. So können die Daten in unterschiedlichen Quellsystemen Unterschiede aufweisen, die sich nur mit grossem – häufig manuellem – Aufwand erklären lassen. Gerade vor dem Hintergrund des wachsenden Informationsaustauschs zwischen Behörden, auch länderübergreifend, führt dies zu nicht mehr tragbaren Risiken.  

Gleichzeitig sind der Zentralisierung auch Grenzen gesetzt: Lokale Deklarationen benötigen z. B. häufig eine lokale Software. Der Fokus sollte daher mehr auf der Zentralisierung der Daten sein. Diese «Single Source of Truth» steigert nicht nur die Effizienz, sondern erlaubt auch einfache Abstimmungen über unterschiedliche Filings hinweg. 

Fazit

Wie so häufig gibt es bei der Frage der Tax-Technologie-Strategie keine Schwarz-Weiss-Antwort: Es ist vielmehr der richtige Mix zwischen zentral und lokal, mit guten und gut dokumentierten Prozessen, der richtigen Software und insbesondere guter Kommunikation, der den Erfolg bringt.