In der Finanzfunktion lässt sich ein Grossteil der repetitiven Tätigkeiten standardisieren und mit Robotic Process Automation (RPA) schnell und systemübergreifend automatisieren. Diese Entwicklung wird schon lange prognostiziert. Doch erst mit der Verfügbarkeit von Daten und der breiten Klaviatur an digitalen Werkzeugen wird sie tatsächlich Realität. So wandelt die Digitalisierung die Finanzfunktion grundlegend: vom Zahlenverwalter zum Sparringspartner.

Vom Zahlenverwalter zum Sparringspartner

Schon vor 30 Jahren sprach man von Automatisierung der Finanzfunktion. Gemeint war damals die Systemintegration, da die Finanzdaten in den meisten Unternehmen über verschiedene, miteinander nicht kommunizierende und selten kompatible Systeme verteilt waren. Das Rad der Entwicklung drehte sich weiter. Die Kosten rückten ins Rampenlicht und als Gegenmassnahme lagerten die Unternehmen ihre Finanzfunktion in Shared Service Centers, Off- oder Nearshore-Lösungen aus. Schliesslich wurde die Prozessharmonisierung en vogue. Das alles sollte die Effizienz steigern und die Kosten senken. Jede dieser Entwicklungen dauerte Jahre, bis sie sich durchgesetzt und sich schliesslich in den Zahlen niedergeschlagen hatte.

Neue Player, neues Spiel

Mit Beginn der Ära 4.0 wurde mit RPA in Ergänzung zu bestehenden Ansätzen wie Prozessharmonisierung, Systemintegration oder Outsourcing ein neuer Protagonist eingewechselt. Dieser treibt die Automatisierung und damit die Prozessexzellenz voran. Er liefert Steilvorlagen für künftige, systembasierte Prozessharmonisierungen und wirkt so als Spielmacher der Automatisierung. Damit wird jene Theorie zur Realität, die die Auguren schon lange am Horizont heraufbeschworen haben: die Freisetzung von Zeit und personellen Ressourcen und in der Folge ein tief greifender Wandel der Finanzfunktion.

Datenbasierte Insider

Reporting, Budgeting, Closing – die meisten Prozesse in der Finanzabteilung sind gleichbleibend, wiederkehrend und also hervorragend mit RPA automatisierbar. Dadurch legt die Finanzfunktion enorm an Tempo zu. Waren die Finanzakteure noch bis vor wenigen Jahren hochgradig reaktiv – sie stellten Zahlen bereit, wenn jemand etwas darüber wissen wollte –, so sollten sie heute das strategische Geschäft mitsteuern und Einsichten vermitteln, die sie aus Zahlen und Daten eruieren. Wenn sie es schaffen, mit RPA Zeit zu gewinnen, können sie mit den durch die Digitalisierung zugänglichen Informationsmengen und mit Instrumenten wie Predictive Analytics nach dem Wesentlichen im Datenerz schürfen: nach unternehmerischen Erkenntnissen.

Interpretieren statt zählen

Mit ihrem «privileged access to data» – einem privilegierten Datenzugang – ist die Finanzfunktion höchst geeignet für diese Expertenrolle. Denn sämtliche geschäftsrelevanten Fakten und Daten laufen früher oder später über ihren Tisch. Mithilfe hochmoderner digitaler Methoden wie Predictive Analytics, Machine Learning, Modelling oder Simulation können die hauseigenen Spezialisten aus der schier endlosen Menge von verfügbaren Daten neue Einsichten gewinnen, zum Beispiel Marktentwicklungen analysieren, die Langzeitwirkung von Absatzzahlen verstehen oder Verlustzonen erkennen. Diese Schlüsselerkenntnisse können sie für die Verantwortungs- und Entscheidungsträger verständlich aufbereiten, ihre hauseigenen Linien herausfordern und die Entwicklung des Unternehmens massgeblich mitgestalten.

Funktion mit neuem Profil

Die digitalisierte Finanzfunktion in der Rolle des Businesspartners bietet dem Unternehmen mehr als einen wertschöpfenden Vorteil.

• Digitalisierte Finanzprozesse sind zu 100% nachvollziehbar, weil sie vollständig aufgezeichnet werden. Im analogen Ansatz sind die Dokumentationen so gut und so umfassend, wie sie vom zuständigen Mitarbeiter geführt werden. Entsprechend ist es mehr oder weniger einfach, die manuelle Tätigkeit des Mitarbeiters auf Vollständigkeit und Fehlerhaftigkeit zu prüfen. Die Arbeit eines regelbasierten Roboters hingegen ist transparent und nachvollziehbar, weil dieser seine Schritte ausnahmslos protokolliert.
• Den automatisierten Unternehmen entsteht eine neue interne Aussensicht mit einem breiteren Horizont und mehr Weitblick. Denn ihre Finanzexperten können sich nun endlich dem widmen, was sie so wertvoll macht: der Expertenarbeit. Diese ist nicht länger nur retrospektiv, sondern vorwiegend prospektiv ausgerichtet und kann massgeblich zur Wertschöpfung beitragen.
• Automatisierte Prozesse ermöglichen automatisierte Kontrollen. Solche reduzieren den manuellen Kontrollaufwand erheblich. Die Überwachung der Kontrollen konnte bis jetzt aus Effizienzgründen nur stichprobenweise durchgeführt werden. Neu kann eine automatisierte, kontinuierliche Prozess- und Kontrollenüberwachung die Fehlervermeidung unterstützen und zu exponentiell mehr Prozesseffizienz führen.
• Die Funktion an sich wird spannender und anspruchsvoller, was sich positiv auf die Rekrutierung von Finanzspezialisten auswirkt. In der modernen Finanzabteilung können eigene Modelle gebaut und die Zahlen mit einem breiten Fächer an digitalen Technologien analysiert werden. Das bedingt bei den Mitarbeitern neue, digital orientierte Fähigkeiten und Erfindergeist.
• Schliesslich verändert sich auch der Dialog des Prüfers mit der Finanzfunktion. Dieser Austausch bewegt sich weg von einer quantitativen, zahlenbasierten hin zu einer qualitativen Ausprägung über Inhalte und deren Auswirkungen für die Weiterentwicklung und das Wachstum des Unternehmens. Mehr zum Auditor 4.0 lesen Sie im Fokus-Artikel «High Performing Auditors».

Keine Medaille ohne Kehrseite

An dieser Stelle sei auch auf die Tücken verwiesen, die es im Rahmen der Digitalisierung und Prozessautomatisierung der Finanzfunktion zu beachten gilt.

Datenqualität

Die gesammelten Daten müssen eine hohe Qualität und Konsistenz aufweisen, damit die neuen Technologien ihr Potenzial voll entfalten können. Ansonsten stimmen die Erkenntnisse nicht oder werden verfälscht. Die Analysen der Zahlen haben immer grössere Auswirkungen und die Unternehmen reagieren schnell. Sollten sie aufgrund von Fehlinterpretationen falsch handeln, kann das unter Umständen katastrophal enden.

Zielsetzung

Versucht ein Unternehmen im Rahmen von RPA nur die Effizienz, nicht aber auch die Qualität der Finanzabteilung zu steigern, dann geht ihm ein wichtiger Mehrwert der Digitalisierung verloren. Die Zeit, die durch die Prozessautomatisierung gespart wird, sollte in Expertenarbeit investiert werden. Mit anderen Worten: nicht nur Personal abbauen, sondern auch Expertenteams aufbauen.

Businesskenntnis

Gerade wenn Zahlen aggregiert und analysiert interpretiert werden, ist ein fundiertes inhaltliches Verständnis des Geschäfts zentral. Erstens soll man die grosse Menge der Zahlen verstehen und interpretieren können, damit die richtigen Schlüsse gezogen werden können. Zweitens darf nicht vor lauter zentralisierten und automatisierten Prozessen und Kontrollen unbemerkt bleiben, dass etwas systematisch falsch gebucht wird. In der Führungsetage sollte also jederzeit jemand beurteilen können, ob die vorgelegten Zahlen im entsprechenden Markt überhaupt sinnvoll sind.

Überblick

Das Universum der digitalen Welt wird immer komplexer. Früher sprachen wir von Harmonisieren, Auslagern und Automatisieren – und wussten, wovon die Rede war. Heute ist die Digitalisierung in aller Munde und jeder versteht etwas anderes darunter. Darum braucht es Menschen, die den Überblick behalten und die interne sowie externe Tragweite ihrer strategischen Schritte Richtung Digitalisierung abschätzen können.

Zeit für eine neue Zeit

Das digitale Zeitalter ist angebrochen, das können auch die strengsten Traditionalisten nicht ausblenden – und das Rad der Zeit auch nicht zurückdrehen. Im Hinblick auf die Zukunft der Finanzfunktion sind die Unternehmen gut beraten, diese Transformation weitsichtig zu durchdenken und Seite an Seite mit den richtigen Abteilungen und Personen anzugehen.

Effizienzsteigerung als alleiniges quantitatives Ziel greift zu kurz. Ein Unternehmen muss bereit sein, auch die Qualität der Finanzfunktion auszubauen und seinen Finanzexperten die Zeit einzuräumen und die digitalen Instrumente zur Verfügung stellen, um aus den zugänglichen Daten relevante Einsichten zu gewinnen und die Unternehmensführung damit zu beraten.

Der Umgang mit den neuen, digitalen Technologien will gelernt sein. Dazu braucht es den Mut, Neues auszuprobieren, Fehler zu machen und aus diesen zu lernen. Im Umfeld von RPA sind Wirksamkeitsnachweise schnell erbracht – und Kurswechsel ebenso schnell vollzogen.

Die Unternehmen müssen die Nachhaltigkeit ihrer digitalisierten Finanzprozesse sicherstellen. Dazu sollten sie die IT-Abteilung, das interne Kontrollwesen sowie die externe Revision in ihre Digitalisierungspläne einbinden. Wenn ein Unternehmen RPA für geschäftskritische Prozesse einführen möchte, muss dies auf der Basis einer nachhaltigen RPA-Governance geschehen.