Die digitale Transformation hat lange vor dem Ausbruch von COVID-19 begonnen. Die Pandemie hat sie beschleunigt. Manche Unternehmen wurden zu Grundlagentechnologien wie Videokonferenzen gezwungen, andere hatten bereits solche etabliert und konnten sich deren Mehrwert sofort zunutze machen. Home-Office, Telearbeit und webbasierte Kollaboration gehören in den meisten Unternehmen zum Alltagsgeschäft, ebenso Tablets, digitale Dialogsysteme und virtuelle Räume (vgl. Digitalisierung im Finanz- und Rechnungswesen 2020, PwC, 2021).

Die Einschränkungen und Schutzbestimmungen während und in der Folge der Pandemie stellen die Prüfinvolvierten vor eine Reihe von neuen Herausforderungen: Die Unternehmen müssen die Vor-Ort-Präsenz von Mitarbeitenden und Prüfpartnern auf ein Minimum reduzieren, in Echtzeit auf aktuelle Daten zugreifen, solche über Fernzugriff verzögerungsfrei bereitstellen und Informationen mit internen und externen Partnern schnell und sicher teilen.

Schon vor COVID-19 zukunftsfit

Für uns Abschlussprüfer ist diese Situation nicht neu. So haben wir unsere Prüfkonzepte und -instrumente lange vor der Pandemie digitalisiert. Denn digitale Fitness gehört zu unserem Anspruch als führendes Unternehmen der Prüfbranchen. Und für eine gewissenhafte Wirtschaftsprüfung sind wir auf einen sicheren, ungehinderten elektronischen Datenaustausch angewiesen – erst recht, wenn Anwesenheitsbeschränkungen den Zugang zu physischen Aufzeichnungen erschweren oder unmöglich machen.

Unsere Prüfer setzen seit Längerem technologische Hilfsmittel und Methoden in den verschiedenen Prüfungsphasen und -verfahren ein. Dazu haben wir diverse Anwendungen entwickelt und unter anderem mit intelligenten Algorithmen ausgestattet (vgl. Mit ausgefeilten Tools und Upskilling Mehrwert schaffen, PwC's Disclose Magazin 32, 2021). Unsere Expertise mit digitalen Audittools und Erfahrungen aus dem ersten Lockdown im Frühjahr 2020 kommen den Prüfkunden heute mehrfach zugute. So konnten wir sämtliche Prüfungsmandate seit Ausbruch von COVID-19 nahtlos durchführen. Selbst in der erneut eingeschränkten Abschlusssaison 2021 konnten die geprüften Unternehmen ohne Verzögerungen weiterarbeiten.

Aura, Connect und Halo

Aura als Fundament

Basis dieser Krisenfitness ist die Plattform Aura, die bei jeder PwC-Prüfung weltweit zum Einsatz kommt. In dieser Anwendung wird der Prüfungsplan auf das Geschäft des geprüften Unternehmens massgeschneidert und konsistent ausgeführt. Aura ist so aufgebaut, dass die Prüfungsplanung mit der Risikobeurteilung und -einschätzung des Kunden angestossen wird. Dabei werden Elemente wie Kontrollumfeld, Erfassung von spezifischen Risiken und sogar quantitativen Überlegungen abgebildet. Dank digitalisierter Unterlagen lassen sich wiederholte Arbeitsschritte standardisieren. Dashboards und Workflowtools ermöglichen eine reibungsfreie Zusammenarbeit von Prüfern und Prüfkunde. Insgesamt sorgt Aura für Qualität und Einheitlichkeit in der Abschlussprüfung.

Dank Connect eng verbunden

Eine weitere Kerntechnologie reduziert die Komplexität des Informationsaustauschs mit den Prüfkunden auf nur einen Begriff: Connect. Diese webbasierte Kollaborationsplattform gewährleistet einen schnellen, effizienten und sicheren Informationsaustausch in jeder Prüfungsphase. Connect überwacht den Dokumentenaustausch in Echtzeit und ermöglicht sowohl Prüfern als auch Prüfkunden, den Fortschritt jederzeit über PC, Tablet oder Smartphone zu verfolgen – unabhängig davon, wo sie sich gerade befinden. Besonders nützlich ist Connect deshalb, weil es allen am Prüfprozess Beteiligten aufzeigt, was bereits erledigt wurde, was noch ansteht, wer verantwortlich ist – und welche Aufgaben zwingend vor Ort durchgeführt werden müssen.

Auffälligkeiten erkennen mit Halo

Datenanalysen ermöglichen eine intelligente Aggregation und Kombination von prüfungsrelevanten Daten. Sie erlauben die Risikoidentifizierung auf Stufe der Transaktionen und Stammdaten sowie die Identifikation von Anomalien – unterjährig und in Echtzeit. Das unterstützt die Prüfer bei der Risikobeurteilung und hilft bei der Wahl von Prüfstrategie und -verfahren. Die Halo-Technologie von PwC untersucht komplette Buchungsdatenbestände hinsichtlich Auffälligkeiten (z. B. Kontenbeziehungen, Transaktionen, zeitliche und betriebliche Buchungslogik). Früher war die Prüfung eine stichprobenbasierte, systematische Analyse von Geschäftsprozessen. Mit Halo ist sie eine engmaschige Verknüpfung von Prozessflüssen und deren internen Kontrollsystemen, die vollwertige Prüfungsaussagen durch 1’500 Prüfungsalgorithmen generiert. So können die Prüfer von PwC deutlich tiefer prüfen und sich auf risikobehaftete Auffälligkeiten konzentrieren. Gleichzeitig entfällt das Stichprobenrisiko. Und schliesslich zeigt die mitlaufende Potenzialanalyse mit der Visualisierung von End-to-End-Datenflüssen dem Prüfkunden Optimierungspotenzial auf.

Weiterentwickeln und vernetzen

Das Hauptmerkmal der Pandemie lag in einem verstärkten Wechsel von analogen zu digitalen Prüfungen. Mit dieser Digitalisierung gehen erhöhte Risiken der Cybersicherheit und der Bedarf, Daten besser zu schützen (vgl. COVID-19 rückt Daten in den Mittelpunkt, PwC's Disclose Magazin 32, 2021), einher. Darum wird eine Eigenschaft der Post-COVID-Ära in der noch stärkeren Vernetzung der verschiedenen Tools und deren Weiterentwicklung hin zu sicheren, leistungsfähigen und intelligenten digitalen Ökosystemen liegen. Zum Beispiel sind Aura und Connect seit Neustem eng miteinander verknüpft. So werden die von den Kunden elektronisch übermittelten Dokumente direkt und ohne manuelle Downloads oder Uploads in die Prüfdokumentation überführt. Damit stehen alle vom Kunden dafür vorgesehenen Dokumente dem Prüfteam in Aura zur Verfügung. Das erleichtert den Datentransfer zwischen den Tools und optimiert die Zusammenarbeit zwischen Prüfkunde und Prüfern, von der Anfrage der Dokumente bis zur Prüfdokumentation.

Vorteile, die bleiben

Digitale Technologien für die Abschlussprüfung wie Aura oder Connect bieten attraktive Vorteile, die aus einer unermüdlichen Transformation hervorgehen: Die Abschlussprüfung lässt sich ohne Unterbrechung des operativen Betriebs durchführen, auch unter erschwerten Bedingungen, wie wir sie von COVID-Beschränkungen kennen. Der Mandant erhält mehr Sicherheit über die Aussagekraft der geprüften Daten, was gerade in einer Zeit der Unsicherheit entscheidungsrelevant ist. Und schliesslich profitiert er noch stärker von der Expertise seines Prüfteams in Themen, die eine persönliche Begegnung erfordern; zum Beispiel für die Besprechung von Prüfresultaten oder Verbesserungsvorschlägen, zur Beurteilung von Beobachtungen bei Kontrollprüfungen oder zum fachlichen Austausch an sich.